ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
สาระสำคัญประจำหน่วย
ในสภาพการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นอย่างมากมาย ธุรกิจจะต้องมีระบบข่าวสารข้อมูล ตลอดจนการประมวณผลที่รวดเร็วทันต่อการใช้งาน เพื่อให้การตัดสินใจของผู้บริหารเป็นไปอย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนต่างตระหนักดีว่า ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ เป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยแก้ไขปัญหาในด้านระบบข่าวสารที่รวดเร็ว ถูกต้องและทันต่อการใช้งาน
ในการจัดทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์หรือการจัดทำบัญชีด้วยระบบมือ ผู้จัดทำบัญชีต้อจัดทำตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principles:GAAP) เนื่องจากหลักการบัญชีไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การจัดทำบัญชีจะบันทึกตามหลักการและมาตรฐานการบัญชี การบันทึกบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จึงนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการประมวลผลทำให้การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีข้อผิดพลาดน้อยลง
1.1 ความหมายและความสามารถของคอมพิวเตอร์
1.1.1 ความหมายของคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ มาจากรากศัพท์ว่า Computare อันหมายถึง การนับหรือการคำนวณ
แต่ปัจจุบันมีการให้ความหมายอย่างกว้างขวาง เช่น คอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์ที่ประมวลผลข้อมูลให้เป็นข่าวสาร ภายใต้การควบคุมของโปรแกรมที่เก็บไว้ภายในเครื่อง (Stored Program)
หรือคอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการรับข้อมูลไปเก็บไว้ภายในหน่วยความจำ
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า คอมพิวเตอร์ (Computer) คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการคำนวณได้อย่างรวดเร็ว ผลลัพธ์ที่ต้องการออกมาในรูปแบบต่างๆ มีความถูกต้องแม่นยำสูง เช่น การจัดเก็บข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การวิเคราะห์ การแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล โดยจะต้องทำงานควบคู่กับโปรแกรมอื่นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทจะมีความสามารถที่แตกต่างกันกันไป ซึ่งคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่ออกมาจะมีประสิทธิภาพมากกว่ารุ่นเดิม ดังนั้นจึงเป็นสาเหตุที่ธุรกิจจำเป็น ต้องนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เพื่อใช้งานต่างๆ
1.1.2 ความสามารถในการทำงานของคอมพิวเตอร์
1) บันทึกข้อมูลได้ดี ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
2) ลดความผิดพลาดของการปฏิบัติงานในการบันทึก
3) ทำงานซ้ำๆ กันได้ หากมีข้อมูลเป็นจำนวนมากในการประมวลผล
4) เก็บรวบรวมข้อมูลได้ปริมาณมหาศาลและสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้รวดเร็ว
5) ช่วยในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้เป็นอย่างดี
6) ประมวลผลด้วยความเร็วสูงและมีความแม่นยำสูง
7) ทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง เชื่อถือได้
1.2 องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์
1.12 ซอฟแวร์ (Software) ได้แก่ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่จัดเตรียมขึ้น เพื่อควบคุมอุปกรณ์ต่างๆของคอมพิวเตอร์ที่ทำงานตามผู้ใช้ต้องการ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
ซอฟต์แวร์ระบบ(System Software) คือซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของซอฟต์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระแล้วแปลความหมายให้คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกไปยังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรองไม่ได้ การแสดงข้อความออกทางหน้าจอ เป็นต้น ซึ่งซอฟแวร์ระบบ ประกอบด้วยระบบปฏิบัติการ ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า โอเอส (Operating System : OS) เป็นซอฟต์แวร์ใช้ในการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากและเป็นที่รู้จักกันดีเช่นดอส การควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ให้กับซอฟแวร์ประยุกต์ ตัวอย่าง MS-DOS UNI WNIX WINDOWS 95 WINDOWS 98 XP เป็นต้น ระบบปฏิบัติการมีหน้าที่หลักๆ คือ
•จัดการส่วนประกอบต่างๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่นการประมวลผลกลาง หน่วยความจำ ที่เก็บข้อมูลสำรองและเครื่องพิมพ์
•จัดการในการส่วนการติดต่อกับผู้ใช้ (User lnterface)
•ให้บริการโปรแกรมประยุกต์อื่น เช่น การรับข้อมูลจากการแสดงผล
(2) ตัวแปลภาษาคอมพิวเตอร์ (Translator) เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่หน้าที่แปลภาษาคอมพิวเตอร์ที่ปารแกรมเมอร์ขียนขึ้นอเพื่อทำให้สามารถติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นได้ โปรแกรมที่เขียนขึ้นจะเป็นลักษณะเป็นรหัส โดยโคสตามโครงสร้างภาษาคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทมีหลักการเขียนไม่เหมือนกัน เช่นโปรแกรมระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดย่อม ซึ่งเขียนจากภาษาวิชวลเบสิก (Visual Basic) ผู้ใช้ยังไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าจะผ่านกระบวนการแปลภาษา เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบที่เขียนขึ้นได้ ซึ่งตัวแปลภาษาบ่าออกได้ดังนี้
• แอสเซมเบลอร์ (Assembler) เป็นตัวแปลภาษาซึ่งเป็นภาษาระดับต่ำ (Low-levelanguange) ใช้เป็นภาษาเครื่อง ซึ่งตัวแปลภาษา แอสเซมเบลอร์แต่ละตัวแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้งาน
• อินเทอพรีเตอร์ (lnerpreter) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องที่ละประโยคคำสั่งแล้วเกิดการปฏิบัติงานทันที ก่อนการแปลประโยคถัดไป
• คอมไพเลอร์ (compiler) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องโดยทำการแปลทั้งโปรแกรม ซึ่งจะเพื่อบอกถึงขึ้นแสดงงข้อความหน้าจอภาพเพื่อบอกถึงข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นและแก้ไขเพื่อให้โปรกรมประมวลผลได้อย่างถูกต้อง
2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application) เป็นโปรเเกรมที่เขียนขึ้นเพื่อ
ตอบสนองความต้องการของแต่ละองค์กรและสายงานวิชาชีพ แบ่งออก เป็น 2 ประเภท คือ
(1) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (General Software) ว่างจำหน่ายเป็นชุดรูปซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป คือ ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) ซึ่งซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้นแล้วนำออกมาจำหน่าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมพิมพ์งาน โปรแกรมนำเสนอ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
(2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (application software )เป็นซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟแวร์ที่มีความชำนาญในด้านนั้นๆ หรือพัฒนาโดยฝ่ายบุคากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรก็ได้ โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือ สร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อนจึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของประชาชน เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นโปรแกรมสำหรับฝากถอนเงิน ของธนาคาร โปรแกรมกรชื้อตั๋วรถไฟ โปรแกรมการชื้อตั๋วเครื่องบิน โปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น
1.2.3 บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE) ได้แก่ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ มีหน้าที่ควบคุมคำสั่งในการทำงานของคอมพิวเตอร์ทำงานตามที่กำหนดไว้ บุคคลเหล่านี้ ประกอบด้วย นักวิเคราะห์ระบบ ผู้ควบคุมโปรแกรมระบบ ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ ผู้บันทึกข้อมูล เป็นต้น
1.3การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลหมายถึง การกระทำข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง เพื่อให้รูปแบบทีมีความสวยงามมากขึ้น สามรถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น สิ่งที่ได้มาจากการประมวลผล เรียกว่า สาระสนเทศ (lnformation) ข้อมูล (Data) สำหรับการประมวลผลด้วยระบบมือเป็นวัตถุดิบที่สำคัญในการประมวลผล
การประมวลผลข้อมูล แบ่งตามอุปกรณ์ได้ 3 ประเภท ได้แก่
1.การประมวลผลด้วยระบบมือ
การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีต
โดยการนำอุปกรณ์ง่ายๆ มาช่วยในการคำนวณ เช่น ลูกคิด ปากกา ดินสอ เป็นต้น การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับการคำนวณที่ไม่ ยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งมักพบในธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนักสำนักงานต่างๆ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแร้วจะเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้ม เหมาะกับงานปริมาณไม่หนักมาก
2. การประมวลผลด้วยระบบเครื่องจักร
(Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงงานคนในการทำงานร่วมกับเครื่องจักรกลในการประมวลผล เช่น เครื่องทำบัญชี (Accounting machine)เครื่องเจาะบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องจักรในการประมวลผลข้อมูล เช่นเครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) เครื่องเจาะรูกระดาษ เครื่องแปลงข้อมูล
3.การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์
(Electronic Data Processing : EDP) หมายถึงการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล ส่วนใหญ่มักจะใช้ กับข้อมูลที่มีปริมาณมาก ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว รวมทั้งงานที่มีการประมวลผลที่ยุ่งยากซับซ้อน การนำเอาคอมพิวเตอร์ซึ่งประกอบไปด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมาย มาใช้ในการประมวลผลข้อมูลกำลังเป็นที่นิยมและได้รับความเชื่อถืออย่างมากในปัจจุบันชึ่งเราอาจเรียกการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์นี้ว่า การประมวลผลข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing: EDP)เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก และให้ผลลัพธ์อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งนับเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจและระบบงานที่ต้องอาศัยข้อมูลในการวิเคราะห์ อ้างอิง และตัดสินใจ รวมทั้งโปรแกรมระบบงานต่างๆ ก็ได้รับการพัฒนาเพื่อรองรับการประมวลผลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เเบ่งออกเป็น 2 ระบบคือ
3.1 ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing System )ระบบนี้ในการประมวล
ผล จะทำการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าประมวลผล โดยต้องทำการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มๆ แล้วส่งเข้าไปประมวลผลทีเดียว หลังจากนั้นจึงสรุปผลที่ได้ โดยเช่น ระบบจัดทำรายการเงินเดือนของพนักงาน ระบบการคิดดอกเบี้ยของธนาคาร ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า การประมวลผลแบบนี้จะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อดี ทำให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน เสียค่าใช้จ่ายน้อย เหมาะกับงานที่ไม่ต้องการความรวดเร็วของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ข้อมูลข่าวสารที่ได้ไม่ทันต่อการตัดสินใจ
3.2 ประมวลผลทันที ( Transaction-Oriented Processing System)ประมวลผลทันที ไม่ต้องรอรวบรวมสะสมข้อมูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถป้อนจากที่ใดก็ได้ที่มีอุปกรณ์ติดต่อกับหน่วยประมวลลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝาก - ถอน เงินผ่านทาง ATเงินด้วยระบบเครื่องเอทีเอ็มการจองตั๋ว
ข้อดี ได้ข้อมูลทันสมัย เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็วในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง ในการติดตั้ง จัดหา วัสดุ อุปกรณ์
1.4 ข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลด้วยระบบมือและด้วยระบบคอมพิวเตอร์
การประมวลผลด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์เป็นการสรุปการทำงานตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยการสั่งการตามวันเวลาที่กำหนด ซึ่งก่อนการประมวลผลสามารถจัดเตรียมลำดับ
ค้นหาและการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากได้ดังนี้
1.5 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีทั้ง 2 ระบบ เพื่อให้ผู้ใช้นำมาพิจารณาในการเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม สามารถสรุปข้อแตกต่างได้ดังตารางที่ 1.1
ตัวอย่าง 1.1 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
1.6 ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานบัญชี ช่วยทำงานด้านเอกสาร การจัดเก็บ การบันทึกข้อมูล และการนำเสนอข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้ทันตอความต้องการของผู้บริหาร จึงสรุปได้ดังนี้
1. ลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน การทำบัญชีด้วยระบบมืออาจเกิดการทำการผิดพลาด เช่น การทึกรายการ สองด้านไม่ เท่ากัน การผ่านรายการกับสมุดรายวันขั้นต้นไปแยกบัญชีทั่วไปไม่ถูกต้องเป็นต้น การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชีจะลดข้อผิดพลาด เพราะกระบวนการทำงานของโปรแกรมจะมีโครงสร้างละรูแบบที่ทำให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ง่าย
2. ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารรายงานต่างๆ จากขั้นตอนการทำงานที่ลดลง สำเนาเอกสารอาจทำไม่จำเป็นต้องให้หลายใบ ก่อนการออกรายงานต่างๆ สามารถตรวจสอบความถูกต้อง รวมทั้งสามารถออกรายงานเฉพาะรายงานที่จำเป็นเทานั้น จึงช่วยลดปริมาณกระดาษ
3. สามารถสืบค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และเก็บข้อมูลได้ปริมาณมาก เนื่องจากมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โปรแกรมจึงต้องเป็นการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วจากฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกหนี้ ข้อมูลเจ้าหน้าที ข้อมูลสินค้าคงเหลือ เป็นต้น
4. สามารถทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง น่าเชื่อถือ คอมพิวเตอร์มีโปรแกรมต่างๆ ที่สามารถช่วยทำให้ผู้ทำบัญชีได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล การนำคอมพิวเตอร์นำมาใช้ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงานเช่น การผ่านรายการ การจัดทำงบทดลอง การประมวลผลข้อมูลทำได้รวดเร็ว ถูกต้องมีความแม่นยำสูงและทันต่อการใช้งาน และสามารถทำการประมวลผลเวลาใดก็ได้ที่มีความจำเป็นต้องใช้รายงาน
6. ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารได้เป็นอย่างดี หากต้องการทราบผลการดำเนินงานของกิจการสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ
7. เพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขัน งานบางประเภทต้องการความรวดเร็ว ในการทำด้วยมีผลต่อรายได้ของกิจการ ดังนั้นการนำโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพมาใช้ในการทำงานย่อมได้เปรียบคู่แข่ง
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
สาระสำคัญประจำหน่วย
ในสภาพการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นอย่างมากมาย ธุรกิจจะต้องมีระบบข่าวสารข้อมูล ตลอดจนการประมวณผลที่รวดเร็วทันต่อการใช้งาน เพื่อให้การตัดสินใจของผู้บริหารเป็นไปอย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนต่างตระหนักดีว่า ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ เป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยแก้ไขปัญหาในด้านระบบข่าวสารที่รวดเร็ว ถูกต้องและทันต่อการใช้งาน
ในการจัดทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์หรือการจัดทำบัญชีด้วยระบบมือ ผู้จัดทำบัญชีต้อจัดทำตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principles:GAAP) เนื่องจากหลักการบัญชีไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การจัดทำบัญชีจะบันทึกตามหลักการและมาตรฐานการบัญชี การบันทึกบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จึงนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการประมวลผลทำให้การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีข้อผิดพลาดน้อยลง
1.1 ความหมายและความสามารถของคอมพิวเตอร์
1.1.1 ความหมายของคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ มาจากรากศัพท์ว่า Computare อันหมายถึง การนับหรือการคำนวณ
แต่ปัจจุบันมีการให้ความหมายอย่างกว้างขวาง เช่น คอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์ที่ประมวลผลข้อมูลให้เป็นข่าวสาร ภายใต้การควบคุมของโปรแกรมที่เก็บไว้ภายในเครื่อง (Stored Program)
หรือคอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการรับข้อมูลไปเก็บไว้ภายในหน่วยความจำ
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า คอมพิวเตอร์ (Computer) คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการคำนวณได้อย่างรวดเร็ว ผลลัพธ์ที่ต้องการออกมาในรูปแบบต่างๆ มีความถูกต้องแม่นยำสูง เช่น การจัดเก็บข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การวิเคราะห์ การแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล โดยจะต้องทำงานควบคู่กับโปรแกรมอื่นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทจะมีความสามารถที่แตกต่างกันกันไป ซึ่งคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่ออกมาจะมีประสิทธิภาพมากกว่ารุ่นเดิม ดังนั้นจึงเป็นสาเหตุที่ธุรกิจจำเป็น ต้องนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เพื่อใช้งานต่างๆ
1.1.2 ความสามารถในการทำงานของคอมพิวเตอร์
1) บันทึกข้อมูลได้ดี ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
2) ลดความผิดพลาดของการปฏิบัติงานในการบันทึก
3) ทำงานซ้ำๆ กันได้ หากมีข้อมูลเป็นจำนวนมากในการประมวลผล
4) เก็บรวบรวมข้อมูลได้ปริมาณมหาศาลและสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้รวดเร็ว
5) ช่วยในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้เป็นอย่างดี
6) ประมวลผลด้วยความเร็วสูงและมีความแม่นยำสูง
7) ทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง เชื่อถือได้
1.2 องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์
1.12 ซอฟแวร์ (Software) ได้แก่ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่จัดเตรียมขึ้น เพื่อควบคุมอุปกรณ์ต่างๆของคอมพิวเตอร์ที่ทำงานตามผู้ใช้ต้องการ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
ซอฟต์แวร์ระบบ(System Software) คือซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของซอฟต์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระแล้วแปลความหมายให้คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกไปยังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรองไม่ได้ การแสดงข้อความออกทางหน้าจอ เป็นต้น ซึ่งซอฟแวร์ระบบ ประกอบด้วยระบบปฏิบัติการ ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า โอเอส (Operating System : OS) เป็นซอฟต์แวร์ใช้ในการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากและเป็นที่รู้จักกันดีเช่นดอส การควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ให้กับซอฟแวร์ประยุกต์ ตัวอย่าง MS-DOS UNI WNIX WINDOWS 95 WINDOWS 98 XP เป็นต้น ระบบปฏิบัติการมีหน้าที่หลักๆ คือ
•จัดการส่วนประกอบต่างๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่นการประมวลผลกลาง หน่วยความจำ ที่เก็บข้อมูลสำรองและเครื่องพิมพ์
•จัดการในการส่วนการติดต่อกับผู้ใช้ (User lnterface)
•ให้บริการโปรแกรมประยุกต์อื่น เช่น การรับข้อมูลจากการแสดงผล
(2) ตัวแปลภาษาคอมพิวเตอร์ (Translator) เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่หน้าที่แปลภาษาคอมพิวเตอร์ที่ปารแกรมเมอร์ขียนขึ้นอเพื่อทำให้สามารถติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นได้ โปรแกรมที่เขียนขึ้นจะเป็นลักษณะเป็นรหัส โดยโคสตามโครงสร้างภาษาคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทมีหลักการเขียนไม่เหมือนกัน เช่นโปรแกรมระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดย่อม ซึ่งเขียนจากภาษาวิชวลเบสิก (Visual Basic) ผู้ใช้ยังไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าจะผ่านกระบวนการแปลภาษา เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบที่เขียนขึ้นได้ ซึ่งตัวแปลภาษาบ่าออกได้ดังนี้
• แอสเซมเบลอร์ (Assembler) เป็นตัวแปลภาษาซึ่งเป็นภาษาระดับต่ำ (Low-levelanguange) ใช้เป็นภาษาเครื่อง ซึ่งตัวแปลภาษา แอสเซมเบลอร์แต่ละตัวแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้งาน
• อินเทอพรีเตอร์ (lnerpreter) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องที่ละประโยคคำสั่งแล้วเกิดการปฏิบัติงานทันที ก่อนการแปลประโยคถัดไป
• คอมไพเลอร์ (compiler) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องโดยทำการแปลทั้งโปรแกรม ซึ่งจะเพื่อบอกถึงขึ้นแสดงงข้อความหน้าจอภาพเพื่อบอกถึงข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นและแก้ไขเพื่อให้โปรกรมประมวลผลได้อย่างถูกต้อง
2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application) เป็นโปรเเกรมที่เขียนขึ้นเพื่อ
ตอบสนองความต้องการของแต่ละองค์กรและสายงานวิชาชีพ แบ่งออก เป็น 2 ประเภท คือ
(1) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (General Software) ว่างจำหน่ายเป็นชุดรูปซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป คือ ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) ซึ่งซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้นแล้วนำออกมาจำหน่าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมพิมพ์งาน โปรแกรมนำเสนอ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
(2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (application software )เป็นซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟแวร์ที่มีความชำนาญในด้านนั้นๆ หรือพัฒนาโดยฝ่ายบุคากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรก็ได้ โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือ สร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อนจึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของประชาชน เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นโปรแกรมสำหรับฝากถอนเงิน ของธนาคาร โปรแกรมกรชื้อตั๋วรถไฟ โปรแกรมการชื้อตั๋วเครื่องบิน โปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น
1.2.3 บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE) ได้แก่ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ มีหน้าที่ควบคุมคำสั่งในการทำงานของคอมพิวเตอร์ทำงานตามที่กำหนดไว้ บุคคลเหล่านี้ ประกอบด้วย นักวิเคราะห์ระบบ ผู้ควบคุมโปรแกรมระบบ ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ ผู้บันทึกข้อมูล เป็นต้น
1.3การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลหมายถึง การกระทำข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง เพื่อให้รูปแบบทีมีความสวยงามมากขึ้น สามรถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น สิ่งที่ได้มาจากการประมวลผล เรียกว่า สาระสนเทศ (lnformation) ข้อมูล (Data) สำหรับการประมวลผลด้วยระบบมือเป็นวัตถุดิบที่สำคัญในการประมวลผล
การประมวลผลข้อมูล แบ่งตามอุปกรณ์ได้ 3 ประเภท ได้แก่
1.การประมวลผลด้วยระบบมือ
การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีต
โดยการนำอุปกรณ์ง่ายๆ มาช่วยในการคำนวณ เช่น ลูกคิด ปากกา ดินสอ เป็นต้น การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับการคำนวณที่ไม่ ยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งมักพบในธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนักสำนักงานต่างๆ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแร้วจะเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้ม เหมาะกับงานปริมาณไม่หนักมาก
2. การประมวลผลด้วยระบบเครื่องจักร
(Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงงานคนในการทำงานร่วมกับเครื่องจักรกลในการประมวลผล เช่น เครื่องทำบัญชี (Accounting machine)เครื่องเจาะบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องจักรในการประมวลผลข้อมูล เช่นเครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) เครื่องเจาะรูกระดาษ เครื่องแปลงข้อมูล
3.การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์
(Electronic Data Processing : EDP) หมายถึงการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล ส่วนใหญ่มักจะใช้ กับข้อมูลที่มีปริมาณมาก ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว รวมทั้งงานที่มีการประมวลผลที่ยุ่งยากซับซ้อน การนำเอาคอมพิวเตอร์ซึ่งประกอบไปด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมาย มาใช้ในการประมวลผลข้อมูลกำลังเป็นที่นิยมและได้รับความเชื่อถืออย่างมากในปัจจุบันชึ่งเราอาจเรียกการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์นี้ว่า การประมวลผลข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing: EDP)เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก และให้ผลลัพธ์อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งนับเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจและระบบงานที่ต้องอาศัยข้อมูลในการวิเคราะห์ อ้างอิง และตัดสินใจ รวมทั้งโปรแกรมระบบงานต่างๆ ก็ได้รับการพัฒนาเพื่อรองรับการประมวลผลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เเบ่งออกเป็น 2 ระบบคือ
3.1 ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing System )ระบบนี้ในการประมวล
ผล จะทำการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าประมวลผล โดยต้องทำการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มๆ แล้วส่งเข้าไปประมวลผลทีเดียว หลังจากนั้นจึงสรุปผลที่ได้ โดยเช่น ระบบจัดทำรายการเงินเดือนของพนักงาน ระบบการคิดดอกเบี้ยของธนาคาร ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า การประมวลผลแบบนี้จะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อดี ทำให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน เสียค่าใช้จ่ายน้อย เหมาะกับงานที่ไม่ต้องการความรวดเร็วของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ข้อมูลข่าวสารที่ได้ไม่ทันต่อการตัดสินใจ
3.2 ประมวลผลทันที ( Transaction-Oriented Processing System)ประมวลผลทันที ไม่ต้องรอรวบรวมสะสมข้อมูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถป้อนจากที่ใดก็ได้ที่มีอุปกรณ์ติดต่อกับหน่วยประมวลลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝาก - ถอน เงินผ่านทาง ATเงินด้วยระบบเครื่องเอทีเอ็มการจองตั๋ว
ข้อดี ได้ข้อมูลทันสมัย เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็วในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง ในการติดตั้ง จัดหา วัสดุ อุปกรณ์
1.4 ข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลด้วยระบบมือและด้วยระบบคอมพิวเตอร์
การประมวลผลด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์เป็นการสรุปการทำงานตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยการสั่งการตามวันเวลาที่กำหนด ซึ่งก่อนการประมวลผลสามารถจัดเตรียมลำดับ
ค้นหาและการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากได้ดังนี้
1.5 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีทั้ง 2 ระบบ เพื่อให้ผู้ใช้นำมาพิจารณาในการเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม สามารถสรุปข้อแตกต่างได้ดังตารางที่ 1.1
ตัวอย่าง 1.1 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
1.6 ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานบัญชี ช่วยทำงานด้านเอกสาร การจัดเก็บ การบันทึกข้อมูล และการนำเสนอข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้ทันตอความต้องการของผู้บริหาร จึงสรุปได้ดังนี้
1. ลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน การทำบัญชีด้วยระบบมืออาจเกิดการทำการผิดพลาด เช่น การทึกรายการ สองด้านไม่ เท่ากัน การผ่านรายการกับสมุดรายวันขั้นต้นไปแยกบัญชีทั่วไปไม่ถูกต้องเป็นต้น การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชีจะลดข้อผิดพลาด เพราะกระบวนการทำงานของโปรแกรมจะมีโครงสร้างละรูแบบที่ทำให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ง่าย
2. ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารรายงานต่างๆ จากขั้นตอนการทำงานที่ลดลง สำเนาเอกสารอาจทำไม่จำเป็นต้องให้หลายใบ ก่อนการออกรายงานต่างๆ สามารถตรวจสอบความถูกต้อง รวมทั้งสามารถออกรายงานเฉพาะรายงานที่จำเป็นเทานั้น จึงช่วยลดปริมาณกระดาษ
3. สามารถสืบค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และเก็บข้อมูลได้ปริมาณมาก เนื่องจากมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โปรแกรมจึงต้องเป็นการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วจากฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกหนี้ ข้อมูลเจ้าหน้าที ข้อมูลสินค้าคงเหลือ เป็นต้น
4. สามารถทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง น่าเชื่อถือ คอมพิวเตอร์มีโปรแกรมต่างๆ ที่สามารถช่วยทำให้ผู้ทำบัญชีได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล การนำคอมพิวเตอร์นำมาใช้ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงานเช่น การผ่านรายการ การจัดทำงบทดลอง การประมวลผลข้อมูลทำได้รวดเร็ว ถูกต้องมีความแม่นยำสูงและทันต่อการใช้งาน และสามารถทำการประมวลผลเวลาใดก็ได้ที่มีความจำเป็นต้องใช้รายงาน
6. ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารได้เป็นอย่างดี หากต้องการทราบผลการดำเนินงานของกิจการสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ
7. เพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขัน งานบางประเภทต้องการความรวดเร็ว ในการทำด้วยมีผลต่อรายได้ของกิจการ ดังนั้นการนำโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพมาใช้ในการทำงานย่อมได้เปรียบคู่แข่ง
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
สาระสำคัญประจำหน่วย
ในสภาพการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นอย่างมากมาย ธุรกิจจะต้องมีระบบข่าวสารข้อมูล ตลอดจนการประมวณผลที่รวดเร็วทันต่อการใช้งาน เพื่อให้การตัดสินใจของผู้บริหารเป็นไปอย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนต่างตระหนักดีว่า ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ เป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยแก้ไขปัญหาในด้านระบบข่าวสารที่รวดเร็ว ถูกต้องและทันต่อการใช้งาน
ในการจัดทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์หรือการจัดทำบัญชีด้วยระบบมือ ผู้จัดทำบัญชีต้อจัดทำตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principles:GAAP) เนื่องจากหลักการบัญชีไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การจัดทำบัญชีจะบันทึกตามหลักการและมาตรฐานการบัญชี การบันทึกบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จึงนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการประมวลผลทำให้การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีข้อผิดพลาดน้อยลง
1.1 ความหมายและความสามารถของคอมพิวเตอร์
1.1.1 ความหมายของคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ มาจากรากศัพท์ว่า Computare อันหมายถึง การนับหรือการคำนวณ
แต่ปัจจุบันมีการให้ความหมายอย่างกว้างขวาง เช่น คอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์ที่ประมวลผลข้อมูลให้เป็นข่าวสาร ภายใต้การควบคุมของโปรแกรมที่เก็บไว้ภายในเครื่อง (Stored Program)
หรือคอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการรับข้อมูลไปเก็บไว้ภายในหน่วยความจำ
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า คอมพิวเตอร์ (Computer) คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการคำนวณได้อย่างรวดเร็ว ผลลัพธ์ที่ต้องการออกมาในรูปแบบต่างๆ มีความถูกต้องแม่นยำสูง เช่น การจัดเก็บข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การวิเคราะห์ การแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล โดยจะต้องทำงานควบคู่กับโปรแกรมอื่นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทจะมีความสามารถที่แตกต่างกันกันไป ซึ่งคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่ออกมาจะมีประสิทธิภาพมากกว่ารุ่นเดิม ดังนั้นจึงเป็นสาเหตุที่ธุรกิจจำเป็น ต้องนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เพื่อใช้งานต่างๆ
1.1.2 ความสามารถในการทำงานของคอมพิวเตอร์
1) บันทึกข้อมูลได้ดี ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
2) ลดความผิดพลาดของการปฏิบัติงานในการบันทึก
3) ทำงานซ้ำๆ กันได้ หากมีข้อมูลเป็นจำนวนมากในการประมวลผล
4) เก็บรวบรวมข้อมูลได้ปริมาณมหาศาลและสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้รวดเร็ว
5) ช่วยในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้เป็นอย่างดี
6) ประมวลผลด้วยความเร็วสูงและมีความแม่นยำสูง
7) ทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง เชื่อถือได้
1.2 องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์
สาระสำคัญประจำหน่วย
ในสภาพการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นอย่างมากมาย ธุรกิจจะต้องมีระบบข่าวสารข้อมูล ตลอดจนการประมวณผลที่รวดเร็วทันต่อการใช้งาน เพื่อให้การตัดสินใจของผู้บริหารเป็นไปอย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนต่างตระหนักดีว่า ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ เป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยแก้ไขปัญหาในด้านระบบข่าวสารที่รวดเร็ว ถูกต้องและทันต่อการใช้งาน
ในการจัดทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์หรือการจัดทำบัญชีด้วยระบบมือ ผู้จัดทำบัญชีต้อจัดทำตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principles:GAAP) เนื่องจากหลักการบัญชีไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การจัดทำบัญชีจะบันทึกตามหลักการและมาตรฐานการบัญชี การบันทึกบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จึงนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการประมวลผลทำให้การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีข้อผิดพลาดน้อยลง
1.1 ความหมายและความสามารถของคอมพิวเตอร์
1.1.1 ความหมายของคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ มาจากรากศัพท์ว่า Computare อันหมายถึง การนับหรือการคำนวณ
แต่ปัจจุบันมีการให้ความหมายอย่างกว้างขวาง เช่น คอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์ที่ประมวลผลข้อมูลให้เป็นข่าวสาร ภายใต้การควบคุมของโปรแกรมที่เก็บไว้ภายในเครื่อง (Stored Program)
หรือคอมพิวเตอร์ คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการรับข้อมูลไปเก็บไว้ภายในหน่วยความจำ
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า คอมพิวเตอร์ (Computer) คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการคำนวณได้อย่างรวดเร็ว ผลลัพธ์ที่ต้องการออกมาในรูปแบบต่างๆ มีความถูกต้องแม่นยำสูง เช่น การจัดเก็บข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การวิเคราะห์ การแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล โดยจะต้องทำงานควบคู่กับโปรแกรมอื่นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทจะมีความสามารถที่แตกต่างกันกันไป ซึ่งคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่ออกมาจะมีประสิทธิภาพมากกว่ารุ่นเดิม ดังนั้นจึงเป็นสาเหตุที่ธุรกิจจำเป็น ต้องนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เพื่อใช้งานต่างๆ
1.1.2 ความสามารถในการทำงานของคอมพิวเตอร์
1) บันทึกข้อมูลได้ดี ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
2) ลดความผิดพลาดของการปฏิบัติงานในการบันทึก
3) ทำงานซ้ำๆ กันได้ หากมีข้อมูลเป็นจำนวนมากในการประมวลผล
4) เก็บรวบรวมข้อมูลได้ปริมาณมหาศาลและสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้รวดเร็ว
5) ช่วยในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้เป็นอย่างดี
6) ประมวลผลด้วยความเร็วสูงและมีความแม่นยำสูง
7) ทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง เชื่อถือได้
1.2 องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์
1.12 ซอฟแวร์ (Software) ได้แก่ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่จัดเตรียมขึ้น เพื่อควบคุมอุปกรณ์ต่างๆของคอมพิวเตอร์ที่ทำงานตามผู้ใช้ต้องการ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
ซอฟต์แวร์ระบบ(System Software) คือซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของซอฟต์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระแล้วแปลความหมายให้คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกไปยังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรองไม่ได้ การแสดงข้อความออกทางหน้าจอ เป็นต้น ซึ่งซอฟแวร์ระบบ ประกอบด้วยระบบปฏิบัติการ ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า โอเอส (Operating System : OS) เป็นซอฟต์แวร์ใช้ในการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากและเป็นที่รู้จักกันดีเช่นดอส การควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ให้กับซอฟแวร์ประยุกต์ ตัวอย่าง MS-DOS UNI WNIX WINDOWS 95 WINDOWS 98 XP เป็นต้น ระบบปฏิบัติการมีหน้าที่หลักๆ คือ
•จัดการส่วนประกอบต่างๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่นการประมวลผลกลาง หน่วยความจำ ที่เก็บข้อมูลสำรองและเครื่องพิมพ์
•จัดการในการส่วนการติดต่อกับผู้ใช้ (User lnterface)
•ให้บริการโปรแกรมประยุกต์อื่น เช่น การรับข้อมูลจากการแสดงผล
(2) ตัวแปลภาษาคอมพิวเตอร์ (Translator) เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่หน้าที่แปลภาษาคอมพิวเตอร์ที่ปารแกรมเมอร์ขียนขึ้นอเพื่อทำให้สามารถติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นได้ โปรแกรมที่เขียนขึ้นจะเป็นลักษณะเป็นรหัส โดยโคสตามโครงสร้างภาษาคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทมีหลักการเขียนไม่เหมือนกัน เช่นโปรแกรมระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดย่อม ซึ่งเขียนจากภาษาวิชวลเบสิก (Visual Basic) ผู้ใช้ยังไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าจะผ่านกระบวนการแปลภาษา เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบที่เขียนขึ้นได้ ซึ่งตัวแปลภาษาบ่าออกได้ดังนี้
• แอสเซมเบลอร์ (Assembler) เป็นตัวแปลภาษาซึ่งเป็นภาษาระดับต่ำ (Low-levelanguange) ใช้เป็นภาษาเครื่อง ซึ่งตัวแปลภาษา แอสเซมเบลอร์แต่ละตัวแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้งาน
• อินเทอพรีเตอร์ (lnerpreter) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องที่ละประโยคคำสั่งแล้วเกิดการปฏิบัติงานทันที ก่อนการแปลประโยคถัดไป
• คอมไพเลอร์ (compiler) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องโดยทำการแปลทั้งโปรแกรม ซึ่งจะเพื่อบอกถึงขึ้นแสดงงข้อความหน้าจอภาพเพื่อบอกถึงข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นและแก้ไขเพื่อให้โปรกรมประมวลผลได้อย่างถูกต้อง
2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application) เป็นโปรเเกรมที่เขียนขึ้นเพื่อ
ตอบสนองความต้องการของแต่ละองค์กรและสายงานวิชาชีพ แบ่งออก เป็น 2 ประเภท คือ
(1) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (General Software) ว่างจำหน่ายเป็นชุดรูปซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป คือ ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) ซึ่งซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้นแล้วนำออกมาจำหน่าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมพิมพ์งาน โปรแกรมนำเสนอ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
(2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (application software )เป็นซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟแวร์ที่มีความชำนาญในด้านนั้นๆ หรือพัฒนาโดยฝ่ายบุคากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรก็ได้ โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือ สร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อนจึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของประชาชน เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นโปรแกรมสำหรับฝากถอนเงิน ของธนาคาร โปรแกรมกรชื้อตั๋วรถไฟ โปรแกรมการชื้อตั๋วเครื่องบิน โปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น
1.2.3 บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE) ได้แก่ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ มีหน้าที่ควบคุมคำสั่งในการทำงานของคอมพิวเตอร์ทำงานตามที่กำหนดไว้ บุคคลเหล่านี้ ประกอบด้วย นักวิเคราะห์ระบบ ผู้ควบคุมโปรแกรมระบบ ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ ผู้บันทึกข้อมูล เป็นต้น
1.3การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลหมายถึง การกระทำข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง เพื่อให้รูปแบบทีมีความสวยงามมากขึ้น สามรถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น สิ่งที่ได้มาจากการประมวลผล เรียกว่า สาระสนเทศ (lnformation) ข้อมูล (Data) สำหรับการประมวลผลด้วยระบบมือเป็นวัตถุดิบที่สำคัญในการประมวลผล
การประมวลผลข้อมูล แบ่งตามอุปกรณ์ได้ 3 ประเภท ได้แก่
1.การประมวลผลด้วยระบบมือ
การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีต
โดยการนำอุปกรณ์ง่ายๆ มาช่วยในการคำนวณ เช่น ลูกคิด ปากกา ดินสอ เป็นต้น การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับการคำนวณที่ไม่ ยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งมักพบในธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนักสำนักงานต่างๆ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแร้วจะเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้ม เหมาะกับงานปริมาณไม่หนักมาก
2. การประมวลผลด้วยระบบเครื่องจักร
(Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงงานคนในการทำงานร่วมกับเครื่องจักรกลในการประมวลผล เช่น เครื่องทำบัญชี (Accounting machine)เครื่องเจาะบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องจักรในการประมวลผลข้อมูล เช่นเครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) เครื่องเจาะรูกระดาษ เครื่องแปลงข้อมูล
3.การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์
(Electronic Data Processing : EDP) หมายถึงการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล ส่วนใหญ่มักจะใช้ กับข้อมูลที่มีปริมาณมาก ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว รวมทั้งงานที่มีการประมวลผลที่ยุ่งยากซับซ้อน การนำเอาคอมพิวเตอร์ซึ่งประกอบไปด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมาย มาใช้ในการประมวลผลข้อมูลกำลังเป็นที่นิยมและได้รับความเชื่อถืออย่างมากในปัจจุบันชึ่งเราอาจเรียกการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์นี้ว่า การประมวลผลข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing: EDP)เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก และให้ผลลัพธ์อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งนับเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจและระบบงานที่ต้องอาศัยข้อมูลในการวิเคราะห์ อ้างอิง และตัดสินใจ รวมทั้งโปรแกรมระบบงานต่างๆ ก็ได้รับการพัฒนาเพื่อรองรับการประมวลผลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เเบ่งออกเป็น 2 ระบบคือ
3.1 ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing System )ระบบนี้ในการประมวล
ผล จะทำการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าประมวลผล โดยต้องทำการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มๆ แล้วส่งเข้าไปประมวลผลทีเดียว หลังจากนั้นจึงสรุปผลที่ได้ โดยเช่น ระบบจัดทำรายการเงินเดือนของพนักงาน ระบบการคิดดอกเบี้ยของธนาคาร ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า การประมวลผลแบบนี้จะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อดี ทำให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน เสียค่าใช้จ่ายน้อย เหมาะกับงานที่ไม่ต้องการความรวดเร็วของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ข้อมูลข่าวสารที่ได้ไม่ทันต่อการตัดสินใจ
3.2 ประมวลผลทันที ( Transaction-Oriented Processing System)ประมวลผลทันที ไม่ต้องรอรวบรวมสะสมข้อมูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถป้อนจากที่ใดก็ได้ที่มีอุปกรณ์ติดต่อกับหน่วยประมวลลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝาก - ถอน เงินผ่านทาง ATเงินด้วยระบบเครื่องเอทีเอ็มการจองตั๋ว
ข้อดี ได้ข้อมูลทันสมัย เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็วในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง ในการติดตั้ง จัดหา วัสดุ อุปกรณ์
1.4 ข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลด้วยระบบมือและด้วยระบบคอมพิวเตอร์
การประมวลผลด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์เป็นการสรุปการทำงานตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยการสั่งการตามวันเวลาที่กำหนด ซึ่งก่อนการประมวลผลสามารถจัดเตรียมลำดับ
ค้นหาและการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากได้ดังนี้
ซอฟต์แวร์ระบบ(System Software) คือซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของซอฟต์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระแล้วแปลความหมายให้คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกไปยังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรองไม่ได้ การแสดงข้อความออกทางหน้าจอ เป็นต้น ซึ่งซอฟแวร์ระบบ ประกอบด้วยระบบปฏิบัติการ ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า โอเอส (Operating System : OS) เป็นซอฟต์แวร์ใช้ในการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากและเป็นที่รู้จักกันดีเช่นดอส การควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ให้กับซอฟแวร์ประยุกต์ ตัวอย่าง MS-DOS UNI WNIX WINDOWS 95 WINDOWS 98 XP เป็นต้น ระบบปฏิบัติการมีหน้าที่หลักๆ คือ
•จัดการส่วนประกอบต่างๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่นการประมวลผลกลาง หน่วยความจำ ที่เก็บข้อมูลสำรองและเครื่องพิมพ์
•จัดการในการส่วนการติดต่อกับผู้ใช้ (User lnterface)
•ให้บริการโปรแกรมประยุกต์อื่น เช่น การรับข้อมูลจากการแสดงผล
(2) ตัวแปลภาษาคอมพิวเตอร์ (Translator) เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่หน้าที่แปลภาษาคอมพิวเตอร์ที่ปารแกรมเมอร์ขียนขึ้นอเพื่อทำให้สามารถติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นได้ โปรแกรมที่เขียนขึ้นจะเป็นลักษณะเป็นรหัส โดยโคสตามโครงสร้างภาษาคอมพิวเตอร์แต่ละประเภทมีหลักการเขียนไม่เหมือนกัน เช่นโปรแกรมระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดย่อม ซึ่งเขียนจากภาษาวิชวลเบสิก (Visual Basic) ผู้ใช้ยังไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าจะผ่านกระบวนการแปลภาษา เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบที่เขียนขึ้นได้ ซึ่งตัวแปลภาษาบ่าออกได้ดังนี้
• แอสเซมเบลอร์ (Assembler) เป็นตัวแปลภาษาซึ่งเป็นภาษาระดับต่ำ (Low-levelanguange) ใช้เป็นภาษาเครื่อง ซึ่งตัวแปลภาษา แอสเซมเบลอร์แต่ละตัวแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้งาน
• อินเทอพรีเตอร์ (lnerpreter) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องที่ละประโยคคำสั่งแล้วเกิดการปฏิบัติงานทันที ก่อนการแปลประโยคถัดไป
• คอมไพเลอร์ (compiler) เป็นตัวแปลภาษาระดับสูง (high-level Language) ให้เป็นภาษาเครื่องโดยทำการแปลทั้งโปรแกรม ซึ่งจะเพื่อบอกถึงขึ้นแสดงงข้อความหน้าจอภาพเพื่อบอกถึงข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นและแก้ไขเพื่อให้โปรกรมประมวลผลได้อย่างถูกต้อง
2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application) เป็นโปรเเกรมที่เขียนขึ้นเพื่อ
ตอบสนองความต้องการของแต่ละองค์กรและสายงานวิชาชีพ แบ่งออก เป็น 2 ประเภท คือ
(1) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (General Software) ว่างจำหน่ายเป็นชุดรูปซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป คือ ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) ซึ่งซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้นแล้วนำออกมาจำหน่าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมพิมพ์งาน โปรแกรมนำเสนอ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
(2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (application software )เป็นซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟแวร์ที่มีความชำนาญในด้านนั้นๆ หรือพัฒนาโดยฝ่ายบุคากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรก็ได้ โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือ สร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อนจึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของประชาชน เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นโปรแกรมสำหรับฝากถอนเงิน ของธนาคาร โปรแกรมกรชื้อตั๋วรถไฟ โปรแกรมการชื้อตั๋วเครื่องบิน โปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น
1.2.3 บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE) ได้แก่ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ มีหน้าที่ควบคุมคำสั่งในการทำงานของคอมพิวเตอร์ทำงานตามที่กำหนดไว้ บุคคลเหล่านี้ ประกอบด้วย นักวิเคราะห์ระบบ ผู้ควบคุมโปรแกรมระบบ ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ ผู้บันทึกข้อมูล เป็นต้น
1.3การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลหมายถึง การกระทำข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง เพื่อให้รูปแบบทีมีความสวยงามมากขึ้น สามรถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น สิ่งที่ได้มาจากการประมวลผล เรียกว่า สาระสนเทศ (lnformation) ข้อมูล (Data) สำหรับการประมวลผลด้วยระบบมือเป็นวัตถุดิบที่สำคัญในการประมวลผล
การประมวลผลข้อมูล แบ่งตามอุปกรณ์ได้ 3 ประเภท ได้แก่
1.การประมวลผลด้วยระบบมือ
การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีต
โดยการนำอุปกรณ์ง่ายๆ มาช่วยในการคำนวณ เช่น ลูกคิด ปากกา ดินสอ เป็นต้น การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับการคำนวณที่ไม่ ยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งมักพบในธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนักสำนักงานต่างๆ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแร้วจะเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้ม เหมาะกับงานปริมาณไม่หนักมาก
2. การประมวลผลด้วยระบบเครื่องจักร
(Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงงานคนในการทำงานร่วมกับเครื่องจักรกลในการประมวลผล เช่น เครื่องทำบัญชี (Accounting machine)เครื่องเจาะบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องจักรในการประมวลผลข้อมูล เช่นเครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) เครื่องเจาะรูกระดาษ เครื่องแปลงข้อมูล
3.การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์
(Electronic Data Processing : EDP) หมายถึงการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล ส่วนใหญ่มักจะใช้ กับข้อมูลที่มีปริมาณมาก ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว รวมทั้งงานที่มีการประมวลผลที่ยุ่งยากซับซ้อน การนำเอาคอมพิวเตอร์ซึ่งประกอบไปด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมาย มาใช้ในการประมวลผลข้อมูลกำลังเป็นที่นิยมและได้รับความเชื่อถืออย่างมากในปัจจุบันชึ่งเราอาจเรียกการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์นี้ว่า การประมวลผลข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing: EDP)เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก และให้ผลลัพธ์อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งนับเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจและระบบงานที่ต้องอาศัยข้อมูลในการวิเคราะห์ อ้างอิง และตัดสินใจ รวมทั้งโปรแกรมระบบงานต่างๆ ก็ได้รับการพัฒนาเพื่อรองรับการประมวลผลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เเบ่งออกเป็น 2 ระบบคือ
3.1 ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing System )ระบบนี้ในการประมวล
ผล จะทำการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าประมวลผล โดยต้องทำการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มๆ แล้วส่งเข้าไปประมวลผลทีเดียว หลังจากนั้นจึงสรุปผลที่ได้ โดยเช่น ระบบจัดทำรายการเงินเดือนของพนักงาน ระบบการคิดดอกเบี้ยของธนาคาร ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า การประมวลผลแบบนี้จะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อดี ทำให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน เสียค่าใช้จ่ายน้อย เหมาะกับงานที่ไม่ต้องการความรวดเร็วของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ข้อมูลข่าวสารที่ได้ไม่ทันต่อการตัดสินใจ
3.2 ประมวลผลทันที ( Transaction-Oriented Processing System)ประมวลผลทันที ไม่ต้องรอรวบรวมสะสมข้อมูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถป้อนจากที่ใดก็ได้ที่มีอุปกรณ์ติดต่อกับหน่วยประมวลลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝาก - ถอน เงินผ่านทาง ATเงินด้วยระบบเครื่องเอทีเอ็มการจองตั๋ว
ข้อดี ได้ข้อมูลทันสมัย เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็วในการตัดสินใจ
ข้อเสีย ต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง ในการติดตั้ง จัดหา วัสดุ อุปกรณ์
1.4 ข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลด้วยระบบมือและด้วยระบบคอมพิวเตอร์
การประมวลผลด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์เป็นการสรุปการทำงานตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยการสั่งการตามวันเวลาที่กำหนด ซึ่งก่อนการประมวลผลสามารถจัดเตรียมลำดับ
ค้นหาและการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากได้ดังนี้
1.5 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีทั้ง 2 ระบบ เพื่อให้ผู้ใช้นำมาพิจารณาในการเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม สามารถสรุปข้อแตกต่างได้ดังตารางที่ 1.1
ตัวอย่าง 1.1 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีทั้ง 2 ระบบ เพื่อให้ผู้ใช้นำมาพิจารณาในการเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม สามารถสรุปข้อแตกต่างได้ดังตารางที่ 1.1
ตัวอย่าง 1.1 ข้อแตกต่างของการทำบัญชีด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์
1.6 ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานบัญชี ช่วยทำงานด้านเอกสาร การจัดเก็บ การบันทึกข้อมูล และการนำเสนอข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้ทันตอความต้องการของผู้บริหาร จึงสรุปได้ดังนี้
1. ลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน การทำบัญชีด้วยระบบมืออาจเกิดการทำการผิดพลาด เช่น การทึกรายการ สองด้านไม่ เท่ากัน การผ่านรายการกับสมุดรายวันขั้นต้นไปแยกบัญชีทั่วไปไม่ถูกต้องเป็นต้น การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชีจะลดข้อผิดพลาด เพราะกระบวนการทำงานของโปรแกรมจะมีโครงสร้างละรูแบบที่ทำให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ง่าย
2. ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารรายงานต่างๆ จากขั้นตอนการทำงานที่ลดลง สำเนาเอกสารอาจทำไม่จำเป็นต้องให้หลายใบ ก่อนการออกรายงานต่างๆ สามารถตรวจสอบความถูกต้อง รวมทั้งสามารถออกรายงานเฉพาะรายงานที่จำเป็นเทานั้น จึงช่วยลดปริมาณกระดาษ
3. สามารถสืบค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และเก็บข้อมูลได้ปริมาณมาก เนื่องจากมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โปรแกรมจึงต้องเป็นการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วจากฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกหนี้ ข้อมูลเจ้าหน้าที ข้อมูลสินค้าคงเหลือ เป็นต้น
4. สามารถทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง น่าเชื่อถือ คอมพิวเตอร์มีโปรแกรมต่างๆ ที่สามารถช่วยทำให้ผู้ทำบัญชีได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล การนำคอมพิวเตอร์นำมาใช้ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงานเช่น การผ่านรายการ การจัดทำงบทดลอง การประมวลผลข้อมูลทำได้รวดเร็ว ถูกต้องมีความแม่นยำสูงและทันต่อการใช้งาน และสามารถทำการประมวลผลเวลาใดก็ได้ที่มีความจำเป็นต้องใช้รายงาน
6. ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารได้เป็นอย่างดี หากต้องการทราบผลการดำเนินงานของกิจการสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ
7. เพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขัน งานบางประเภทต้องการความรวดเร็ว ในการทำด้วยมีผลต่อรายได้ของกิจการ ดังนั้นการนำโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพมาใช้ในการทำงานย่อมได้เปรียบคู่แข่ง
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานบัญชี ช่วยทำงานด้านเอกสาร การจัดเก็บ การบันทึกข้อมูล และการนำเสนอข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้ทันตอความต้องการของผู้บริหาร จึงสรุปได้ดังนี้
1. ลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน การทำบัญชีด้วยระบบมืออาจเกิดการทำการผิดพลาด เช่น การทึกรายการ สองด้านไม่ เท่ากัน การผ่านรายการกับสมุดรายวันขั้นต้นไปแยกบัญชีทั่วไปไม่ถูกต้องเป็นต้น การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชีจะลดข้อผิดพลาด เพราะกระบวนการทำงานของโปรแกรมจะมีโครงสร้างละรูแบบที่ทำให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ง่าย
2. ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารรายงานต่างๆ จากขั้นตอนการทำงานที่ลดลง สำเนาเอกสารอาจทำไม่จำเป็นต้องให้หลายใบ ก่อนการออกรายงานต่างๆ สามารถตรวจสอบความถูกต้อง รวมทั้งสามารถออกรายงานเฉพาะรายงานที่จำเป็นเทานั้น จึงช่วยลดปริมาณกระดาษ
3. สามารถสืบค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และเก็บข้อมูลได้ปริมาณมาก เนื่องจากมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โปรแกรมจึงต้องเป็นการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วจากฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกหนี้ ข้อมูลเจ้าหน้าที ข้อมูลสินค้าคงเหลือ เป็นต้น
4. สามารถทำงานตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง น่าเชื่อถือ คอมพิวเตอร์มีโปรแกรมต่างๆ ที่สามารถช่วยทำให้ผู้ทำบัญชีได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล การนำคอมพิวเตอร์นำมาใช้ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงานเช่น การผ่านรายการ การจัดทำงบทดลอง การประมวลผลข้อมูลทำได้รวดเร็ว ถูกต้องมีความแม่นยำสูงและทันต่อการใช้งาน และสามารถทำการประมวลผลเวลาใดก็ได้ที่มีความจำเป็นต้องใช้รายงาน
6. ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารได้เป็นอย่างดี หากต้องการทราบผลการดำเนินงานของกิจการสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ
7. เพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขัน งานบางประเภทต้องการความรวดเร็ว ในการทำด้วยมีผลต่อรายได้ของกิจการ ดังนั้นการนำโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพมาใช้ในการทำงานย่อมได้เปรียบคู่แข่ง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น