การเปิดบัญชี และ ออกรายงานงบการเงิน
สาระสำคัญประจำหน่วย
การเปิดบัญชีขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่กิจการจะจัดทำงบการเงิน ในการบันทึกรายการเปิดบันชีเป็นการสรุปผลการดำเนินการ จากยอดรวมของบัญชีรายได้ค่าใช้จ่าย และแสดงฐานะการเงินจากบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เมื่อสิ้นรอบบัญชีหรืองวดบัญชีโดยกิจการสามารถจัดทำงบการเงินอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือตามที่กิจการกำหนด เช่น 1 เดือน 3 เดือน 6 เดือน การจัดทำงบการเงินสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางหน้าจอก่อนพิมพ์ โดยตั้งค่าหน้ากระดาษ กำหนดรายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นหัวกระดาษหรือท้ากระดาษ เลขหน้า ขนาดกระดาษให้เหมาะสมกับข้อมูล เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดก่อนการพิมพ์ ทำให้ไม่สิ้นเปลือง เป็นการประหยัดในการใช้ทรัพย์ยากรที่ดี
6.1 การบันทึกรายการเปิดบัญชี
การบันทึกรายการเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนปิดบัญชีของธุรกิจบริการและกิจการซื้อขายสินค้ามีลักษณะที่คล้ายกัน เพียงแต่ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะต้องบันทึกรายการปิดบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนสินค้าที่ขาย
(Cost Goods Sold) เมื่อเปิดบัญชีแล้วบัญชีประเภทรายได้ ค่าใช้จ่าย และบัญชีกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ณ วันสิ้นสุดงวดบัญชีที่ถูกปิดไม่เหลือยอดอยู่ในบัญชี
6.1.1 ขั้นตอนบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
การเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปของกิจการและธุรกิจ ซื้อขาย มีลำดับขั้นตอนการเปิดบัญชี ดังนี้
ขั้น | ธุรกิจบริการ | ขั้น | ธุรกิจซื้อขายสินค้า |
1 | เปิดบัญชีรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิตรายได้ XX เครดิต กำไรขาดทุน XX | 1 | บันทึกสินค้าคงเหลือ(ต้นงวด) และเปิดบัญชี เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต เดบิต ต้นทุน XX เครดิตสินค้าคงเหลือ(ต้นงวด) XX ซื้อสินค้า XX ค่าขนส่งเข้า XX |
2 | บันทึกรายการสินค้าคงเหลือ ปลายงวด ปิด เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเครดิต เดบิต สินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) XX ส่งสินค้า XX ส่วนลดรับ XX เครดิต ต้นทุนขาย XX | ||
2 | เปิดบัญชีค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต กำไรขาดทุน XX เครดิต ค่าใช่จ่ายต่างๆ XX | 3 | ปิดบัญชีรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต กำไรขาดทุน XX รายได้อื่น XX เครดิตกำไรขาดทุน XX |
3 | ปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีกำไรสะสม (กรณีกำไรสุทธิ) เดบิตกำไรขาดทุน XX เครดิตทุน (หรือกกำไรสะสม) XX (กรณีขาดทุนสุทธิ) เดบิต ทุน (หรือกำไรสะสม) XX เครดิต กำไรขาดทุน XX | 4 | เปิดบัญชีค่าใช้จ่ายและต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต ขายสินค้า XX เครดิตต้นทุนขาย XX รับคืนสินค้า XX ส่วนลดรายจ่าย XX ค่าใช่จ่ายต่างๆ XX |
4 | ปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว (เจ้าของกิจการคนเดียว) เดบิต ทุน XX เครดิต ถอนใช้ส่วนตัว XX | 5 | เดบิต กำไรขาดทุน XX เครดิต กำไรสะสม XX (กรณีขาดทุนสุทธิ) เดบิต กำไร สะสม XX เครดิต กำไรขาดทุน XX |
จากตัวอย่างจากตัวอย่าง งบทดลองของร้านกิจไพศาล (หน่วยที่ 4 หน้า
ขั้นตอนในการปิดบัญชี ในสมุดรายวันทั่วไป มีดังนี้
1. เปิดสมุดงานชื่อ Form2 และเพิ่มแผนงานชื่อ “ การเปิดบัญชี”
2. จัดเก็บสมุดงานใหม่ชื่อ Closing
3. บันทึกลงในการปิดบัญชีมี 5 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ (ต้นงวด) และบัญชีเกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกสินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) จำนวน 38,000 บาท และ ปิดบัญชีเกี่ยวข้องกับต้นทุนด้านเครดิต
ขั้นตอนที่ 3 ปิดบัญชีรายได้จากการขายสินค้าเข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นตอนที่ 4 ปิดบัญชีค่าใช่จ่ายต่างๆ และต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นตอนที่ 4 ปิดบัญชีค่าใช่จ่ายต่างๆ และต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นตอนที่ 5 ปิดกำไรขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีทุน
6.1.2 ขั้นตอนการเปิดบัญชีแยกประเภท
เมื่อกิจการได้บันทึกปิดรายการได้และค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทั่วไปแล้ว จะต้องผ่านรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปทุกรายการ ซึ่งในการผ่านรายการบัญชีไปแยกประเภททั่วไปนั้น ทำให้การอ้างอิงจาการจดบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป (ข้ามชีต) โดยปฏิบัติเช่นเดียวกับการบันทึกบัญชีในหน่วยที่ 4 ดังนั้น บัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรขาดทุน และถอนใช้ส่วนตัว (ถ้ามี) ทุกบัญชีจะต้องรวมยอดด้านเดบิต เท่ากับด้านเครดิต ดังภาพ 6.3
ขั้นตอนที่ 1 ปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ (ต้นงวด) และบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต
ขั้นตอนที่ 1 ปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ (ต้นงวด) และบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกสินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) และปิดบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเครดิต
ขั้นตอนที่ 3 ปิดบัญชีรายได้จากการขายสินค้าเข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นตอนที่ 4 ปิดบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ และต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นตอนที่ 5 ปิดบัญชชีกำไรขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีทุน
ส่วนบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน สวนของเจ้าของ (ทุน) จะต้องหาผลต่างเพื่อแสดงยอดคงเหลือยกไปในงวดบัญชีถัดไป และจะแสดงยอดคงเหลือออกมมา โดยสินทรัพย์มียอดคงเหลือ ด้านเดบิต หนี้สิน และ ส่วนของเจ้าของ (ทุน) มียอดคงเหลือด้านเครดิต ขั้นตอนการปิดบัญชี ดังภาพ 6.4
ขั้นตอนที่ 1 ผลต่างยอดคงเหลือให้ตัวเลขไปใส่ไว้ด้านตรงข้าง แสดงเป็นยอดยกไปไว้วัน สิ้นเดือนหรือสิ้นปี โดยนำเมาส์มาวางไว้ที่ช่องจำนวนเงินด้านเครดิต ( J7) ใส่เครื่องหมาย = คลิกที่เซลล์ C6 แล้ว Enter จะปรากฏตัวเลข 32,805.00 |
ขั้นตอนที่ 2 รวมยอดด้วยเดบิตและเครดิตให้เท่ากัน โดยนำเมาส์มาวางไวที่ช่องจำนวนเงินด้าน เดบิต (E8) ใส่เครื่องหมาย =คลิกที่เซลล์ E6 แล้ว Enter จะปรากฏตัวเลข 45,095.00 ส่วนด้านเครดิต (J8) ใช้สูตร =Sum(J6:J7) แล้ว Enter หรือแดร็กเมาส์ แล้วคลิกที่ไอคอน จะปรากฏตัวเลข 45,095.00 |
6.2 การจัดทำงบการเงิน
งบการเงินธุรกิจการซื้อขาย มีวัตถุประสงค์เช่นเดียวกับธุรกิจบริการ เพื่อแสดงถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของธุรกิจของการสิ้นสุดรอบบัญชีหรือสิ้นงวดบัญชี โดยจัดทำขึ้นอย่างน้อย ปีละหนึ่งครั้ง งบการเงินประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ งบกระแสเงินสด และหมายเหตุการณ์ประกอบงบการเงิน แต่ในที่นี้จะกล่าวถึงการจัดทำงบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงินเท่านั้น
6.2.1 งบกำไรขาดทุน
เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นระยะเวลาหนึ่ง อาจกำหนดไว้ 1เดือน 3 เดือน 6 เดือนหรือ 1 ปี เดือนแล้วแต่กิจการนั้นๆได้กำหนดไว้ถ้าหากรายได้มากกว่าค่าใช้จ่ายก็จะเป็นกำไรแต่ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่ายก็จำกลายเป็นขาดทุนนั้นเอง ขึ้นอยู่กับดุลพินิจของผู้บริหาร งบกำไรขาดทุนได้แก่ บัญชีรายได้และค่าใช่จ่าย ลักษณะที่แตกต่างกันระหว่างธุรกิจบริการกับธุรกิจการซื้อขาย ได้แก่ บัญชีสินค้าคงเหลือและกำไรขั้นต้นที่คำนวณได้จากยอดขายกำไรสุทธิหักต้นทุนขายสามารถทำได้ 2 แบบคือ
1 ) งบกำไรขาดทุนขั้นเดียว (Single –Steg lncome Statement) เป็นการวัดผลการดำเนินการโดยนำรายได้ทุกรายการหักออกจากค่าใช้จ่ายทุกรายการ เพื่อหากำไรหรือขาดทุนสุทธิ
2) งบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น (Multiple-Step lncome Statement ) เป็นการวัดการดำเนินจากรายได้หลัก เพื่อหากำไรข้างต้น โดยนำรายงานมาหักออกเป็นต้นทุนขายแล้วจึงนำหักค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ ผลต่างเป็นกำไรสุทธิจากการดำเนินงาน และหักภาษีได้จะได้ผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิ ดังนั้น งบกำไรขาดทุนจึงต้องแสดงผลกำไรหลายขั้น ได้แก่ กำไรขั้นต้น กำไรสุทธิจากการดำเนินงาน กำไรสุทธิจากการหักภาษีเงินได้ และกำไรขาดทุนสุทธิ
6.2.2 งบเเสดงฐานะการเงิน (statement of financial position)
งบแสดงฐานะการเงิน (statement of financial position) หมายถึง การรายงานทางการเงินที่ทำขึ้นตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปเพื่อแสดงให้เห็นฐานะการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นงวด องค์ประกอบของงบแสดงฐานะการเงิน จึงเป็นรายการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวัดฐานะการเงินของกิจการ ซึ่งได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
6.3 การพิมพ์สมุดงานออกทางเครื่องพิมพ์
เมื่อจัดทำแบบฟอร์มและพิมพ์หัวข้อมูลต่างๆ เป็นที่เรียบร้อย ก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ควรมี การกำหนดพื้นที่ในการพิมพ์หรือดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อให้ข้อมูลที่ต้องการมีความถูกต้องและสวยงาม
6.1.3 การตั้งค่าหน้ากระดาษ
เป็นการจัดรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการสั่งพิมพ์ เช่น ระยะขอบ ขนาดกระดาษ หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ฯลฯ เพื่อให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์และสวยงาม ซึ่งหากไม่ได้กำหนดพื้นที่ ก่อนพิมพ์งานโปรแกรมจักตัดทำการแบ่งแผ่นงานออกเป็นส่วนๆ เท่ากับของการตั้งค่ากระดาษที่ตั้งไว้ แล้วพิมพ์ออกมาให้ทั้งหมด ดังนั้น หากต้องการพิมพ์บางส่วนของแผนงาน จะต้องกำหนดพื้นที่ที่จะสั่งพิมพ์งาน การตั้งค่าหน้ากระดาษ
ดังภาพ 6.9
1 คลิกเลือก Page Layout
2 เลือกปุ่ม Size
3 เลือกขนาดกระดาษ A4
4 คลิกปุ่ม View (มุมมอง)
5 คลิกปุ่ม Page Layout เพื่อดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
6 แสดงตัวอย่างข้อมูลการพิมพ์บนกระดาษ
นอกจากรายการเลือกระยะขอบ (Marins) ตามที่แบบ Excel ที่เตรีมไว้แล้วนั้น เรายังสามารถปรับขอลกระดาษได้อย่างอิสระ ดังภาพ 6.10
1 คลิกปุ่ม Margins (ระยะขอบ)
2 คลิกเลือก Custorm Margins (กำหนดขอบกระดาษ)
3 กำหนดระยะขอบกระดาษตามความต้องการทั้งด้าน Top (บน) Bottom (ล่าง) Left (ซ้าย) และ Right (ขวา)
4 คลิกปุ่ม (ตัวอย่างก่อนพิมพ์)
6.3.2 การกำหนดหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ
แท็บเป็นหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ (Header/Footer) การกำหนดหัวกระดาษหรือข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การกำหนดเลขหน้า ข้อความบางข้อความ เพื่อให้ปรากฏบนเอกสารทุกๆ หน้าได้โดยกำหนดไว้ที่แนวหัวกระดาษ เช่น ต้องการให้หัวกระดาษปรากฏ “การบัญชีกับคอมพิวเตอร์” และเลขหน้า คลิกหัวกระดาษกำหนดเอง แล้วพิมพ์ในส่วนที่ต้องการ ดังภาพ 6.11
1 คลิกปุ่ม Custom Header …. หรือ Custom Footer
2 เลือกส่วนที่จะพิมพ์ตามส่วนที่ต้องการ เช่น ต้องการใส่หัวกระดาษปรากฏคำว่า “การบัญชีกับคออมพิวเตอร์”
3 หรือเลือกคำสั่งที่ Excel เตรียมไว้เพื่อเติมข้อมูลอื่นๆ เช่นรูปแบบตัวอักษร เลขหน้า
วันที่ ชื่อไฟล์ ฯลฯ
4คลิกปุ่ม ok
6.3.3 การตั้งค่าหน้ากระดาษแผ่นงาน
1 เลือกพื้นที่หัวข้อเรื่องที่ต้องการพิมพ์ซ้ำด้านบน
2 คลิกที่แท็บ Sheet (แผ่นงาน)
3 คลิกเลือกที่ช่อง Rows to Repeat at top (แถวที่จะเพิ่มซ้ำด้านบน)
4 คลิกปุ่ม ok
6.3.4 การเรียกดูสุดก่อนพิมพ์งาน
เป็นการตรวจสอบงานก่อนพิมพ์งานออกกระดาษ โดยการทำการตรวจสอบงานทางหน้าจอก่อนผลลัพธ์ที่ได้จากหน้าจอจะเหมือนกับการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หากผิดพลาดจะทำได้แก้ปัญหาได้ ดังนั้นการตรวจสอบงานก่อนการคำสั่งพิมพ์สามารถทำได้
ดังภาพที่ 6.13
1 คลิกปุ่ม office Button
2 เลือกคำสั่ง Print (พิมพ์)
3 เลือก Preview (ตัวอย่างก่อนพิมพ์)
หลังจากการตรวจสอบความถูกต้องของการพิมพ์และการแบ่งหน้ากระดาษของแผนงาน หากมีข้อมูลจำนวนมาก และปรากฏว่าข้อมูลบางส่วนไม่อยู่ภายในหน้าเดียวกัน และใช้วิธีการย่อสัดส่วนลง เพื่อให้เห็นภาพ ของรายงานทั้งหมด เพื่อให้เห็นว่างานมีความถูกต้องและสวยงามจึงพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อลดความสิ้นเปลืองของกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์อีกด้วย
6.3.5 การพิมพ์สมุดงานออกทางเครื่องพิมพ์
เมื่อกำหนดส่วนต่างๆ ของแผนงานและตรวจสอบความเรียบร้อย ต้องการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ จะแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ
1) การพิมพ์สมุดงานบางส่วน กรณีนี้ก่อนจะสั่งพิมพ์ต้องลากเมาส์ให้คลุมเซลล์ที่ต้องการ แต่ต้องอยู่ในขอบเขตของกระดาษที่ผู้ใช้ตั่งค่าไว้ ดังภาพที่ 6.14
1 คลุมเซลล์ที่ต้องการพิมพ์
2 คลิกปุ่ม office Button
3 คลิกคำสั่ง Print Print
4 คลิกเลือกรุ่นเครื่องพิมพ์ (Printer Name) ที่ใช้งาน
5 เลือก Print What (สิ่งที่ต้องการพิมพ์) คลิกเลือก Selector (ส่วนเลือก)
6 กำหนดจำนวนสำเนา (Nunmber of copies)
7 คลิกปุ่ม ok
2.)การพิมพ์สมุดงานทั้งหน้า เมื่อต้องการใช้ตั้งหน้ากระดาษเรียบร้อยแล้ว จะมองเห็นขออบเขต ของข้อมูลที่ปรากฏของแต่ละหน้า ผู้ใช้ต้องการสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ดังภาพ 6.15
1 คลิกปุ่ม office Button
2 คลิกคำสั่ง Print Print
3 คลิกเลือกรุ่นเครื่องพิมพ์ (Printer Name) ที่ใช้งาน
4 เลือก Rrint Range (ช่วงที่ต้องการพิมพ์) คลิกเลือก Page Form (ระบุที่ต้องการพิมพ์)
5 กำหนดจำนวนสำเนา (Nameber of copies)
6 คลิกปุ่ม ok
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น