หน่วยที่ 4 การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมตารางงาน

 การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมตารางงาน

สาระสำคัญประจำหน่วย

      ในปัจจุบันการนำโปรแกรม Microsoft  Excel  มาใช้ในการจัดทำบัญชี ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก เนื่องจากกิจการส่วนใหญ่จะใช้โปรแกรม Microsoft Office ในสำนักงานอยู่แล้ว เช่น  งานด้านการเงิน  การบัญชี  การจัดการข้อมูลและการนำมาเสนอข้อมูลของธุรกิจที่มีขนาดไม่ใหญ่มากนัก   ดังนั้นการประยุกใช้โปรแกรม  Microsoft  Excel  กับงานบัญชีที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มีปริมาณมาก  ลักษณะของการทำงานเป็นงานที่ทำซ้ำๆมีการคำนวณตัวเลข จึงทำให้ไม่มีต้นทุนแต่อย่างใด  การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรม  Microsoft  Excel  สามารถจัดทำได้ครบกระบวนการทางบัญชีทุกขั้นตอน ตั้งแต่การบันทึกรายการในสมุดรายวันขั้นต้น ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภททั่วไป จัดทำงบทดลองและงบการเงิน มีความสะดวก รวดเร็วและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นอย่างดี

4.1 วงจรการจัดทำบัญชี

          วงจรการจัดทำบัญชี (The Accounting Cycle) เป็นขั้นตอนทางการบัญชี  เริ่มต้นจากเมื่อกิจการเริ่มงวดบัญชีใหม่เกิดรายการบัญชี  (Accounting Transaction) หรือเรียกอีกอย่างว่า รายการค้า  (Business Transaction) ซึ่งเป็นรายการที่ก่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนหรือโอนเงินหรือสิ่งทีมีมูลค่าเป็นตัวเงินระหว่างกิจการกับบุคคลอื่น  นำมาวิเคราะห์แล้วบันทึกรายการในสมุดรายวันขั้นต้น จากนั้นผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง จัดทำงบทดลอง  เมื่อสิ้นงวดจะทำการปรับปรุงรายการ  ปิดบัญชีและสรุปผลออกรายงานงบการเงินจึงสามารถสรุปขั้นตอนของวงจรการจัดทำบัญชี  ได้ดังนี้

ขั้นที่ 1   การรวบรวมเอกสารขั้นต้น  (Source Document)

การบันทึกรายการค้าจะต้องมีเอกสารขั้นต้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึก  เช่น  การบันทึกรายการซื้อสินค้ามาเพื่อขาย  เอกสารขั้นต้นคือ  ใบขอซื้อ  ใบสั่งซื้อ  ใบรับสินค้า  ใบกำกับสินค้า   ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย  ส่วนการบันทึกรายการจ่ายเงินค่าสินค้า  เอกสารขั้นต้นคือ  ใบเสร็จรับเงินรับเงินจากผู้ขายสำเนาเช็คและต้นขั้วเช็ค  เป็นต้น

ขั้นที่ 2   บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวันขั้นต้น  (Book of Original Entry)

การนำข้อมูลที่บันทึกในเอกสารขั้นต้นไปทำการวิเคราะห์และจัดประเภทของข้อมูลโดยใช้พังบันชีจำแนกว่าอยู่ในหมวดสินทรัพย์  หนี้สิน  ส่วนของเจ้าของ  รายได้  หรือค่าใช้จ่าย  หลังจากวิเคราะห์และจัดประเภทรายการค้าตามผังบัญชีแล้ว จึงทำการบันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวันขั้นต้น  เช่น  สมุดรายวันทั่วไป  สมุดรายวันซื้อ  สมุดรายวันขาย  สมุดรายวันรับเงิน  สมุดรายวันจ่ายเงิน  สมุดรายวันส่งคืนสินค้าหรือสมุดรายวันรับคืนสินค้า  เป็นต้น

ขั้นที่ 3   ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป (Post to Ledgers)

การนำข้อมูลที่บันทึกลงในสมุดรายวันขั้นต้นผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เกี่ยวข้อง  เช่น  กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ  จะบันทึกในสมุดรายวัน  ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้  และวันสิ้นเดือนจึงผ่านไปบัญชีแยกประเภททั่วไป  บัญชีขายสินค้าและบัญชีลูกหนี้ด้วยยอดรวม  เป็นต้น

ขั้นที่   4   จัดทำงบทดลอง (Preparation  of  Balance)

เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้  เช่น  3 เดือน 6 เดือนหรือ 1 ปี กิจการจะนำยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปทุกบัญชีที่ได้ทำการจัดเรียงลำดับตามรหัสบัญชีที่ระบุไว้ในผังบัญชี  นำมาจัดทำงบทดลองเพื่อเป็นกาตรวจสอบการลงบัญชีว่า  จำนวนเงินทางด้านเดบิต (Debit) และจำนวนเงินทางด้านเครดิต (Credit) ผ่านรายการมาอย่างถูกต้อง

ขั้นที่  5   จัดทำงบการเงิน  (Preparation of Financial Statements)

การนำตัวเลขในงบทดลองมาจัดทำงบกำไรขาดทุน  และงบแสดงฐานะการเงินเป็นการสรุปผลการดำเนินงาน  และการแสดงฐานะทางการเงินของกิจการ  เพื่อให้งบการเงินมีความถูกต้องตรงความเป็นจริงกิจการจึงควรตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี  ณ วันสิ้นงวด  ก่อนทำการสรุปผลการดำเนินงาน  เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารและบุคบลภายนอกใช้ในการวางแผน  

4.2 สมุดบัญชี

การเลือกใช้สมุดรายวันในการบันทึกบัญชีของกิจการ  ส่วนใหญ่ใช้สมุดรายวันทั่วไปในการบันทึกบัญชีส่วนสมุดรายวันเฉพาะขึ้นอยู่กับกิจการที่จะเลือกใช้เพื่อความสะดวก  ลดขั้นตอนในการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นประจำซ้ำๆ หลังจากนั้นจึงผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภททั่วไป

4.2.1  สมุดบันทึกรายการขั้นต้น (Book of Original Entry)

      สมุดรายวันขั้นต้น  เป็นสมุดบันทึกที่ใช้บันทึกรายการค้า ตามลำดับวันที่เกิดรายการทั้งหมดของกิจการ ซึ่งกิจอาจใช้สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียว หรือสมุดรายวันหลายเล่มขึ้นอยู่กับรายการค้าที่เกิดขึ้นมามากน้อยเพียงใด สมุดรายวันขั้นต้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

 1)  สมุดรายวันทั่วไป  (General Journal) คือสมุดที่ใช้บันทึกรายการที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะได้ เช่น รายการเปิดบัญชี  การซื้อสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ รายการปรับปรุงและการแก้ไขข้อผิดพลาด เป็นต้น หากกิจการใช้สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวจะต้องนำรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการบันทึกในสมุดรายวันไปเล่มนี้

2)  สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) คือ สมุดที่ใช้บันทึกรายการเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งในกรณีที่กิจการมีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมาก และมีรายการเกิดขึ้นซ้ำกันบ่อยๆ การใช้สมุดรายวันเฉพาะในการบันทึกบัญชีทำให้สะดวก ลดขั้นตอนการบันทึกบัญชี ดังนี้

ตาราง 4.1 แสดงการใช้สมุดรายวันเฉพาะ

สมุดรายวัน	ลักษณะรายการค้า
สมุดรายวันซื้อสินค้า (Purchase Journal)	ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
สมุดรายวันขายสินค้า (Sales Journal)	ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
สมุดรายวันรับเงิน  (Cash Receipts Journal)	รับเงินทุกรายการทั้งเงินสดและฝากธนาคาร
สมุดรายวันจ่ายเงิน  (Cash Payments Journal)	จ่ายเงินทุกรายการทั้งเงินสดและฝากธนาคาร
สมุดรายวันส่งคืนสินค้า   (Purchase Returns and Allowance Journal)	ส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ
สมุดรายวันรับคืนสินค้า  (Sales Returns and Allowance Journal)	รับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อ

4.2.2 สมุดบันทึกรายการแยกประเภท

         สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะเป็นการรวบรวมรายการประเภทเดียวกันไว้ในบัญชีเดียวกันแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

1) สมุดบัญชีแยกประเภท (General Ledger) เป็นบัญชีหลักที่กิจการต้องจัดทำโดยการแยกบัญชีเป็นหมวดหมู่ ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย

2) สมุดแยกบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary  Ledger) เป็นบัญชีที่ให้รายละเอียดของข้อมูลมากขึ้นซึ่งกิจการจะจัดทำหรือไม่ก็ได้

       (1) สมุดบันทึกแยกประเภทย่อยลูกหนี้ คือ สมุดบัญชีที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับลูกหนี้แต่ละราย โดยทั่วไปใช้กรณีที่กิจการมีลูกหนี้การค้าจำนวนมาก

       (2) สมุดบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้ คือ สมุดบัญชีที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเจ้าหนี้แต่ละราย โดยทั่วไปใช้กรณีที่กิจการมีเจ้าหนี้การค้าจำนวนมาก

4.3  การบันทึกบัญชีของธุรกิจบริการ

      ธุรกิจบริการ  (Service Business) เป็นธุรกิจที่ให้บริการโดยไม่มีสินค้าจำหน่าย เช่น ร้านเสริมสวย ร้านนวดแผนโบราณ กิจการรับทำบัญชี โรงภาพยนต์ ธุรกิจโรงแรม ธุรกิจท่องเที่ยว เป็นต้น  ธุรกิจบริการมีหน้าที่บริการลูกค้า  รายได้ของกิจการ  คือ  รายได้จากการให้บริการ ส่วนค่าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการให้บริการและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

      การบันทึกบัญชีของธุรกิจบริการ  เพื่อให้เข้าใจถึงลำดับขั้นตอน ในการใช้โปรแกรม  Microsoft Excel

จึงเริ่มจากตารางการวิเคราะห์สมุดรายวันทั่วไป  บัญชีแยกประเภททั่วไปและจัดทำงบทดลองโดยผู้ทำบัญชีสร้างแบบฟอร์มตารางวิเคราะห์ สมุดรายวันทั่วไป และบัญชีแยกประเภททั่วไป ในแต่ละแผ่นงานจัดเก็บข้อมูลที่สมุดงานเดียวกัน เพื่อใช้ในการเชื่อมโยงข้อมูลในการบันทึกบัญชี

ตัวอย่างที่ 4.1 รายการค้าที่เกิดขึ้นของร้านสมใจ ซ่อมบริการ ระหว่างเดือนมีนาคม25xx

ให้บันทึกรายการค้าในแบบฟอร์ม และการใช้เชื่อมโยงข้อมูลในแต่ละแผ่นงาน

   1. ตารางวิเคราะห์

   2. บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

   3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

ลำดับขั้นตอนการบันทึกบัญชีของร้านสมใจซ่อมบริการ

(1) การบันทึกรายการค้าในตารางวิเคราะห์

      1) เปิดสมุดบัญชีแบบฟอร์ม โดยใช้คำสั่ง Open จากปุ่ม Office Button หรือไอคอน หรือ สร้าง (New)

      2) จัดพิมพ์รายการค้าในช่องรายการค้าและทำการวิเคราะห์รายการสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ โดยใส่เครื่องหมาย - (ลดลง) หรือ + (เพิ่มขึ้น) ด้านหน้าชื่อบัญชีพิมพ์ด้วยตัวอักษรและตัวเลขคนล่ะเซลล์ การบันทึกบัญชีด้านเดบิต ให้พิมพ์ตัวเลขในเซลล์ I5-I6 แลพด้านเครดิตให้ใส่เครื่องหมาย =

I5+I6 แล้ว Enter

     3) การจัดเก็บสมุดงานโดยเปลี่ยนชื่อใหม่และต้องการจัดเก็บในโฟลเดอร์เดียวกันหรือโฟลเดอร์อื่น โดยคลิกที่ปุ่ม Office Button เลือกคำสั่ง Save As (บันทึกเป็น)

   (2) ตารางการวิเคราะห์รายการค้า

        การวิเคราห์รายการ ตัวอย่างที่ 4.1 วันที่ 1 มี.ค ผลการวิเคราะห์การค้า สินทรัพย์ (เพิ่ม)+เงินสด

+เครื่องมือและอุปกรณ์ และส่วนของเจ้าของ (เพิ่ม)+ทุน-นายสมใจ การบันทึกบัญชี เดบิตเงินสด 150,000 (เซลล์ I5) เครื่องมือและอุปกรณ์ 5,000 (เซลล์I6) เครดิต ทุน-นายสมใจ (เซลล์ J7) ให้ใส่เครื่องหมายเท่าเครื่องหมาย = I5+I6 แล้ว Enter จะปรากฎตัวเลข 155,000 ดังภาพที่4.2

(3) การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

           การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่างที่ 4.1 รายการวันที่ 1มี.ค. การบันทึกบัญชี เดบิต เงินสด150,000 (เซลล์ F4) เครื่องมือและอุปกรณ์ 5,000(เซลล์F5) เครดิต ทุน-นายสมใจ 155,000 (เซลล์G6)

          การใส่จำนวนเงินในเซลล์ F4 ให้เชื่อมโยงข้อมูลมาจากตารางวิเคราะห์รายการค้าโดยวาง Cursor ไว้ที่เซลล์ F4 แล้วคลิกเม้าส์ไปที่แผ่นงานตารางวิเคราะห์รายการค้า I5 ใส่เเครื่องหมาย = แล้วกด Enter ตัวเลข 150,000 จะปรากฎที่เซลล์ F4 ด้านเครดิตให้ใส่เครื่องหมาย = F4+F5 แล้ว Enter ตัวเลข 155,000จะปรากฎที่เซลล์ G6 ดังภาพที่ 4.3

(4)การผ่านรายการ ไปบัญชีแยกแยกประเภททั่วไป

  การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปบัญชีแยกประเภททั่วไป ตัวอย่างที่ 4.1 รายการวันที่ 1มี.ค.

การบันทึกบัญชีเดบิตเงินสด 150,000 (เซลล์ G6)

4.1 ด้านเดบิต บัญชีแยกประเภทเงินสด ช่องรายการ ให้พิมพ์ชื่อทุน-นายสมใจ ส่วนตัวเลขให้เชื่อมโยง

ข้อมูลมาจากสมุดรายวันทั่วไป โดยวาง Cursor ไว้ที่บัญชีแยกประเภท เงินสด (เซลล์ E4) ใส่เครื่องหมาย = แล้วคลิกเม้าส์ไปที่แผ่นงานสมุดรายวันทั่วไปเซลล์ F4 แล้วกด Enter ตัวเลข 150,000 จะปรากฎที่เซลล์ E4 ดังภาพที่ 4.4

4.2 ด้านเครดิต บัญชีแยกประเภทบัญชีทุน ช่องรายการพิมพ์ชื่อเงินสด และบัญชีเครื่องมือและอุปกรณ์ส่วนตัวเลขให้เชื่อมโยงข้อมูลมาจากสมุดรายวันทั่วไป โดยวาง Cursor ไว้ที่บัญชีแยกประเภททุน เซลล์ J62 ใส่เครื่องหมาย = คลิกเมาส์ที่แผ่นงานสมุดรายวันทั่วไป

4.4 การบันทึกบัญชีของธุรกิจ

            ธุรกิจซื้อขายสินค้า (Merchandising Business)  เป็นธุรกิจที่ไม่ได้มีการผลิตสินค้า แต่จะซื้อขายสินค้าสำเร็จรูปจากแหล่งต่างๆมาเพื่อจำหน่าย เช่น ร้านขายเสื้อผ้าสำเร็จรูป ร้านขายแว่นตา ร้านขายอุปกรณ์กีฬา ร้านสะดวกซื้อ ห้างสรรพสินค้า เป็นต้น รายได้ของกิจการ คือ รายได้จากการขายสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายคือ ต้นทุนที่ขายและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

          การบันทึกบัญชีของธุรกิจซื้อขายสินค้า ในการใช้โปรแกรม  (Microsoft Excel)  เนื่องจากเป็นการบันทึกรายการโดยใช้สมุดรายวันหลายเล่ม ผู้ทำบัญชีจึงต้องเลือกใช้สมุดรายวันเล่มใดเล่มหนึ่งแล้วบันทึกบัญชีแยกประเภทย่อย  บัญชีแยกประเภททั่วไปและจัดทำงบทดลอง  การสร้างสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันเฉพาะบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้-เจ้าหนี้รายตัว บัญชีแยกประเภททั่วไป และงบทดลองในแต่ละแผ่นงานจัดเก็บข้อมูลที่สมุดงานเดียวกัน เพื่อใช้ในการเชื่อมโยงข้อมูลในการบันทึกบัญชี

ตัวอย่างที่ 4.2     รายการค้าของร้านกิจไพศาลเมื่อวันที่ 1 มกราคม 25XX ซึ่งเป็นวันเริ่มงวดบัญชี มีสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ดังนี้

ชื่อบัญชี	เดบิต	เครดิต
เงินสด	26,720.00
เงินฝากธนาคาร	125,000.00
ลูกหนี้-นายรุ่ง	8,255.00
ลูกหนี้-นายรัตน์	3,745.00
สินค้าคงเหลือ	50,000.00
เครื่องใช้สำนักงาน	9,000.00
เครื่องตกแต่ง	12,000.00
เจ้าหนี้-นายสม		1,500.00
เจ้าหนี้-นายเสมอ		2,000.00
เจ้าหนี้สรรพากร		1,200.00
เงินประกันสังคมค้างจ่าย		640.00
ภาษีเงินได้ค้างจ่าย		700.00
เงินกู้-นายประกอบ		20,000.00
ทุน-นายไพศาล		208,680.00

ให้บันทึกรายการค้าในแบบฟอร์ม และใช้การเชื่อมโยงข้อมูลในแต่ละแผ่นงาน

      1.   บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปและสมุดรายวันเฉพาะ

      2.   ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายตัว

      3.   ผ่านรายการค้าไปบัญชีแยกประเภททั่วไป

ขั้นตอนการบัญชีและการเชื่อมโยงข้อมูล

      1.   เปิดสมุดงานแบบฟอร์ม โดยใช้คำสั่งOpen จากปุ่ม Office Button หรือไอคอน หรือสร้างใหม่

      2.   การจัดเก็บสมุดงาน คลิกปุ่ม Office Button เลือกคำสั่ง Save As(บันทึกเป็น) โดยเปลี่ยนชื่อใหม่และจัดเก็บในโฟลเดอร์เดียวกัน หรือโฟลเดอร์อื่น

      3.   การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน

          3.1   สมุดรายวันทั่วไป ให้บันทึกรายการเริ่มงวดบัญชีตามตัวอย่างที่ 4.2 รายการวันที่ 1 มกราคม วิเคราะห์รายการค้าตามสมการบัญชี สินทรัพย์ =หนี้สิ้น + ทุนและบันทึกบัญชีเงินสด และบัญชีอื่นๆ ทุกบัญชี(สำหรับบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ให้บันทึกในบัญชีเจ้าหนี้ให้บันทึกในบัญชีลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้าด้วยยอดรวม) และบันทึกจำนวนเงินด้านเดบิต และเครดิต ส่วนบัญชีทุน-นายไพศาลใส่เครื่องหมาย=SUM(F4:F9) จะปรากฏที่เซลล์ G15 ดังภาพ

การผ่านบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปของร้านสมใจ ซ่อมบริการ

การผ่านบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปของร้านสมใจ ซ่อมบริการ (ต่อ)

4.5 การหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป

     การสรุปยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ ทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ (Pencil Footing ) เรียกว่าการหายอดดุลด้านเดบิตและยอดดุลด้านเครดิต  ซึ่งหมวดบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมียอดดุลด้านเดบิต ส่วนหมวดหนี้สิน ส่วนของเจ้าของและรายได้มียอดดุลด้านเครดิต มีวิธีหายอดดุลด้วยดินสอ พอสรุปได้ดังนี้

4.5.1 บัญชีที่บันทึกทางด้านเดบิตและเครดิตหลาย ๆ รายการให้รวมยอดจำนวนเงินแต่ละด้านแล้วเขียนยอดรวมไว้บรรทัดสุดท้ายของรายการนั้น ๆ ด้วยดินสอ จากนั้นหาผลต่างว่าด้วนใดมากว่าให้เขียนผลต่างไว้ในช่องรายการด้วยดินสอด้านที่มีจำนวนเงินมากกว่า

4.5.2 บัญชีที่บันทึกรายการทางด้านเดบิตและเครดิตเพียงด้านละหนึ่งรายการให้เขียนผลต่างของยอดจำนวนเงินด้วยดินสอไว้ในช่องรายการของด้านที่มีจำนวนเงินมากกว่า

4.5.3 บัญชีที่บันทึกด้านหนึ่งด้านใดเพียงด้านเดียว ให้รวมยอดเงินแล้วเขียนด้วยดินสอไว้ใต้จำนวนเงินรายการสุดท้ายของด้านนั้นด้วยดินสอ

4.5.4 บัญชีที่มีรายการเพียงรายการเดียวไม่จำเป็นต้องรวมยอดเงิน

        จากการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ เมื่อจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรม Microsoft Excel  จึงใช้สูตรในการคำนวณดังนี้

        1) หาผลรวมโดยเลื่อนเมาส์ไปคลิกบรรทัดสุดท้ายของบัญชีที่จะหายอดรวม ตัวอย่างเช่น  บัญชีเงินสด ด้านเดบิตโดยใช้สูตร =SUM(E4:E7)

        2) หาผลรวมทางด้านเครดิต ด้วนวิธีเดียวกัน โดยใช้สูตร =J4 หรือคลิกไอคอน

       3) หาผลต่างระหว่างผลรวมด้านเดบิตและเครดิต  และนำผลลัพธ์ไปไว้ทางด้านที่มีจำนวนที่มากกว่าช่องรายการ โดยใช้สูตร =E8-J8 (ผลต่างอยู่ทางด้านเดบิต เนื่องจากเป็นบัญชีหมวดสินทรัพย์) สำหรับบัญชีที่มียอดคงเหลือด้านเครดิตก็ใช้วิธีเดียวกัน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า โดยใช้สูตร =J64-E64

ดังภาพที่ 4.26-4.27

4.6 การจัดทำงบทดลองด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

งบทดลอง (Trial Balance) เป็นงบที่พิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูลทางการบัญชีว่าได้บันทึกรายการตามหลักบัญชีคู่ ซึ่งจากการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปทุกรายการต้องประกอบด้วยด้านเดบิตและด้านเครดิต  การบันทึกจำนวนเงินด้านเดบิตไว้ในบัญชีหนึ่งเท่ากับจำนวนเงินเครดิตไว้อีกบัญชีหนึ่ง  ดังนั้นยอดรวมของรายการเดบิตในบัญชีต่างๆจึงต้องเท่ากับยอดรวมของรายการเครดิตในบัญชีต่างๆซึ่งการที่ผลรวมของบัญชีด้านเดบิตและด้านเครดิตเท่ากัน อาจมีการบันทึกบัญชีบางบัญชีที่ไม่ถูกต้อง แต่บันทึกบัญชีทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน เช่น ซื้อหมึกพิมพ์ 2 กล่อง เป็นเงิน  2,500 บาท

ตารางที่ 4.2    การเปรียบเทียบการบันทึกบัญชีกับการบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง

บันทึกบัญชี

บันทึกบัญชีที่ถูกต้อง

เดบิต เครื่องใช้สำนักงาน     2,500

เครดิต  เงินสด                  2,500

เดบิต  วัสดุสิ้นเปลือง        2,500

เครดิต  เงินสด                 2,500

จะเห็นว่า  วัสดุสิ้นเปลือง เป็นบัญชีประเภทสิ้นทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย  เมื่อมียอดเพิ่มขึ้น  บันทึกทางด้านเดบิต  เช่นเดียวกับบัญชีเครื่องใช้สำนักงานจึงทำให้งบทดลองลงตัว

           การจัดทำงบทดลองต้องระบุว่าเป็นงบทดลอง  ณ  วันหนึ่งวันใด เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาหนึ่ง เช่น3 เดือน 6 เดือน  1 ปี  โดยการรวบรวมยอดคงเหลือเดบิตและยอดคงเหลือเครดิตในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปไว้ด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน

ขั้นตอนในการทำงบทดลอง มีดังนี้

1.เปิดสมุดงานที่สร้างแบบฟอร์มต่างๆ  และเพิ่มแผ่นงานชื่อ “งบทดลอง”

2.พิมพ์ชื่อบัญชีและเลขที่บัญชี ในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชี

3.นำยอดคงเหลือไปใส่ไว้ในช่องเดบิตหรือเครดิต  โดยนำมาจากยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป  ตัวอย่างเช่น  บัญชีเงินสดนำเมาส์วางไว้ที่ช่องจำนวนเงินด้านเดบิตใส่เครื่องหมาย = คลิกเมาส์ที่แผ่นงานแยกประเภทเลือกบัญชีเงินสด วางเมาส์ไว้ที่ช่องรายการ  จำนวนเงินยอดคงเหลือ (C8) แล้วกด Enter ทำการเชื่อมโยงลักษณะเดียวกัน

4.  หายอดรวมทางด้านเด  D29  โดยใช้สูตร = S

บิตที่

5. หายอดรวมด้านเครดิตที่ E29  โดยใช้สูตร =SUM(E6:E27) ดังภาพที่ 4.29