การจักการรูปแบบและการใช้สูตรคำนวณสาระสำคัญประจำหน่วย โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรม MICROSOFT EXCEL 2010 จัดเป็นโปรแกรมประเภทตารางคำนวณ ที่ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่เป็นตัวเลข โดยสูตรในการคำนวณไม่ว่าจะเป็นสูตรคณิตศาสตร์พื้นฐานหรือสูตรทางการเงินที่มีความซับซ้อน สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการ
3.1 การจัดรูปแบบข้อมูล การบันทึกข้อมูลลงในเว็บไซต์ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือข้อความ เมื่อป้อนข้อมูลลงในเซลล์หากเป็นข้อความจะแสดงชิดซ้ายของเซลล์ ถ้าเป็นตัวเลขจะแสดงชิดขวาของเซลล์ ดังนั้นผู้ใช้จึงสามารถกำหนดหรือปรับรูปแบบในการใช้งานได้ตามต้องการ ซึ่งโดยทั่วไปข้อมูลที่ป้อนนั้นจะกำหนดให้เป็นข้อมูลแบบทั่วไป (GENERAL)
3.1.1 รูปแบบข้อมูล การแสดข้อมูลในเซลล์มีหลายประเภท ซึ่งขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของการใช้งานที่แตกต่างกัน ซึ่งในการจัดรูปแบบข้อมูลให้คลิกแท็บ HOME คลิกเลือก คลิกแท็บ NUMBER จะปรากฏประเภทของการจัดรูปแบบข้อมูล ดังตารางที่ 3.1
รูปแบบ | ความหมาย |
GENERAL | รูปแบบข้อมูลทั่วไปที่ไม่ได้ระบุเฉพาะเจาะจง |
NUMDER | กำหนดให้เป็นข้อมูลแบบตัวเลข สามารถเลือกแสดงเครื่องหมายคั่นระหว่างหลักพัน (ทุก 3หลัก) หรือไม่แสดงก็ได้ แสดงค่าติดลบเปลี่ยนสีตัวอักษรเมื่อติดลบและกำหนดจุดทศนิยมได้ |
CURRENCY | ตัวเลขมีเครื่องหมายสกุลเงินนำหน้า มีเครื่องหมาย, คั่นทุก 3 หลัก และวางชิดขวาเซลล์ พร้อมเรียงจุดทศนิยมให้พร้อมตรงกันเสมอ |
ACCONTING | ตัวเลขมีการระบุสกุลเงิน มีการแสดงเครื่องหมายสกุลเงินนำหน้า มีเครื่องหมาย , คั่นทุก 3 หลักสามารถกำหนดหลักทศนิยมได้การวางแบบ ACCONTING ด้วยตัวเลขชิดขวาและเครื่องหมายสกุลเงินชิดซ้าย ของเซลล์โดยอัตโนมัติ |
DATE | แสดงข้อมูลแบบ วัน เดือน ปี โดยสามารถแสดงแบบย่อและแบบเต็ม |
TIME | แสดงเวลาในรูปแบบต่างๆ |
PERCENTAGE | ข้อมูลที่แสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ |
FRACTION | แสดงข้อมูลเลขรูปแบบทางวิทยาศาสตร์ |
TEXT | แสดงข้อมูลเป็นตัวอักษร ถึงแม้จะใส่ตัวเลขเต็มก็ตาม |
SPACIAL | เป็นการแสดงข้อมูลลักษณะพิเศษมักใช้กับฐานข้อมูลเช่น เบอร์โทรศัพท์ รหัสประจำตัวรหัสไปรษณีย์ เป็นต้น โดยสามรถกรอกข้อมูลตัวเลข ที่ทำด้วยเลข 0 ได้ |
CUSTOM | ข้อมูลพิเศษที่สามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ |
3.1.2 ขั้นตอนการปรับแต่งเซลล์ ขั้นตอนในการปรับแต่งข้อมูลให้มีความเหมาะสมกับความต้องการ มีดังนี้1. แดร็กเมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการปรบแต่งข้อมูล2. คลิกแท็บ HOME3. คลิกเลือก FORMAT CELLS(จัดรูปแบบเซลล์) หรือปุ่ม ดังภาพที่ 3.13 คลิกเลือก FORMAT CELLS (จัดรูปแบบเซลล์)
(1) รูปแบบตัวเลข (NUMBER) เมื่อเลือก FORMAT CELLS (จัดรูปแบบเซลล์) จากนั้นมีขั้นตอนดังนี้1) คลิกแท็บ NUMBER เลือกช่อง CATEGORY คลิกเลือก CURRENCY2) คลิกเลือก DECIMAL PLACEC (ตำแหน่งทศนิยม) ตามที่ต้องการและทำงานเลือกรูปแบบสกุลเงิน3) คลิกปุ่ม OK ดังภาพที่ 3.2
ในขั้นตอนที่ 4-5 เมื่อคลิกแท็บ NUMBER จะเป็นการจัดรูปแบบชนิดต่างๆ ของข้อมูล เช่น รูปแบบวัน เดือน ปี เปอร์เซ็น สกุลเงิน ข้อความพิเศษ เป็นต้น การจัดรูปแบบอื่นนั้นเป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในคำนวณ กรณีถ้าต้องการกรอกข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ เลขบัตรประจำตัวประชาชน ควรเลือกรูปแบบตัวเลขชนิดพิเศษ ดังภาพที่ 3.3
2) รูปแบบการจัดวางข้อความ (ALIGNMENT) เมื่อเลือก FORMAT CELLS (จัดรูปแบบเซลล์)1) คลิกแท็บ ALIGNMENT เลือกช่อง TEXT CONTROL2) คลิกเลือก WRAP TEXT (ตัดข้อความ) หรือเลือกรูปแบบอื่น3) คลิกปุ่ม OK ดังภาพที่ 3.4
3.2 การสร้างแบบฟอร์มทางบัญชี กิจการที่ใช้โปรแกรม MICROSOFT EXCEL นั้น สามารถใช้โปรแกรมในการจัดทำเอกสารการค้าและแบบฟอร์มทางบัญชีซึ่งถูกต้องตามหลักบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป ซึ่งในการตีเส้นขอบให้คลิกแท็บ HOME คลิกเลือก หรือคลิกเม้าส์ขวาเลือก
3.3 การใช้สูตรคำควณ โปรแกรม MICEOSOFT EXCEL ใช้ในการคำนวณและทำการเชื่อมโยงข้อมูล (LINK) ได้ในชีตเดียวกัน ระหว่างชีตหรือระหว่างไฟล์ หลักการทำงานที่สำคัญคือ ทุกชีต ทุกไฟล์ที่ถูกเปิดขึ้นมาใช้งานพร้อมกัน ไม่ว่ากี่ชีต กี่ไฟล์จะถือเสมือนว่าเป็นเซลล์ที่อยู่ในหน้าเดียวกัน เพียงตาถูกแบ่งออกเป็นต่างชีตหรือต่างไฟล์3.3.1 สูตรคำนวณแบบ FORMULA เป็นสูตรคำนวณอย่างง่ายไม่ซับซ้อนโดยใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ เช่น +(บวก)-(ลบ) *(คูณ) /(หาร) และ ^(ยกกำลัง) สูตรคำนวณขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย = เสมอ ตามด้วยค่าตัวแปร 2 หรือมากกว่าสองตัวแปร แต่ละตัวถูกคั่นด้วยตัวดำเนินการซึ่งอาจจะป็นค่าคงที่ ข้อความตำแหน่งเซลล์ ชื่อเซลล์หรือฟังก์ชั่นก็ได้ โดยใช้ตัวดำเนินการมาประมวลผลให้ได้ผลบนเซลล์ที่เลือกไว้ตัวอย่าง =4*20 หมายถึง นำ 4 ไปคูณกับ 20=A2*B2 หมายถึง นำค่าตัวเลขที่เก็บในเซลล์ A2 ไปคูณกับค่าตัวเลขในเซลล์3.3.2 สูตรคำนวณแบบ FUNCTION การสร้าสูตรคำนวณด้วยฟังก์ชั่นในการคำนวณต่างๆที่ได้ออกเเบบเเละติดตั้งมาในโปรเเกรม EXCEL เรียบร้อยเเล้ว
3.3.3 องค์ประกอบภายในสูตรคำนวณ1. ตัวควบคุม คือ เครื่องหมาย ( ) ใช้จัดลำดับก่อนหลังของการดำเนินการ2. ตัวดำเนินการ คือ คือเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์เพื่อใช้ในการคำนวณ เช่น+ (บวก) - (ลบ) *(คุณ) / (หาร) และ ^(ยกกำลัง) ดังภาพที่ 3.18-3.21
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
% | เปอร์เซนต์ | 5% |
^ | เลขยกกำลัง | 4^3(หรือ4*4*4) |
* | การคูณ | 2*5 |
/ | การหาร | 10/2 |
+ | การบวก | 12+5 |
- | การลบ | 5-3 |
ตารางที่ 3.3 ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (COMPARISON OPERATORS)
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
= | เท่ากับ | A1=C1 |
> | มากกว่า | A1>C1 |
< | น้อยกว่า | A1<C1 |
≥ | มากกว่าหรือเท่ากับ | A1≥B1 |
≤ | น้อยกว่าหรือเท่ากับ | A1≤B1 |
<> | ไม่เท่ากับ | A1<> B1 |
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
& | เชื่อมหรือคำนำ 2 คำ มาต่อกันทำให้เกิด ค่าข้อความต่อเนื่องที่เป็นข้อเดียว | “การบัญชีกับ & “คอมพิวเตอร์ ผลลัพธ์เป็นการบัญชีกับคอมพิวเตอร์ |
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
: (โคลอน) | ตัวดำการช่วง โดยอ้างอิงเป็นช่วงระหว่างจุด อ้างอิงที่หนึ่งกับจุดอ้างอิงที่สอง | B1:B5 |
, (จุลภาค) | ตัวดำเนินการส่วนร่วม ซึ่งเป็นตัวรวมการอ้างอิงหลายๆชุดเข้าด้วยกัน | SUB(B1:B5,C1:C5) |
(ช่องว่างเดียว) | ตัวดำเนินการส่วนร่วม ซึ่งเป็นตัวสร้างการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มีอยู่ในช่วงการอ้างอิงทั้งสองชุด | SUB(B1:B5 A5:D8) ในตัวอย่างนี้ B5 , B6 และ B7 อยู่ในช่วงของทั้งสอง |
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น